Forfaits de consultations en diététique : comment les tarifer et suivre les paiements

Le suivi nutritionnel n’est pas une visite unique ; c’est une série de consultations étalées sur plusieurs mois. C’est pourquoi la plupart des cabinets finissent par proposer des forfaits. Le problème n’est pas le prix — c’est qu’au quatrième mois plus personne ne se souvient du nombre de séances effectuées, du nombre restant et de ce qui a été payé.

Les trois éléments d’une grille tarifaire claire

• Première consultation : plus longue, avec anamnèse, premières mesures, premier plan. Généralement facturée à part.
• Consultation de suivi : séance plus courte avec mesures et ajustement du plan.
• Forfait : un nombre défini de consultations de suivi sur une période fixée, avec une remise par rapport au prix à l’unité.

Si vous proposez aussi des consultations en ligne, indiquez si elles sont au même tarif. Le flou à ce niveau provoque à la caisse des discussions dont personne n’a envie.

Les conditions du forfait : écrites avant le premier paiement

1. Durée de validité : un forfait de huit séances valable quatre mois encourage la régularité ; un forfait sans échéance encourage le report.
2. Annulations : avec quel préavis la séance est reportée, et quand elle est comptée comme effectuée.
3. Mode de paiement : d’avance ou en plusieurs fois — et ce qui se passe si le client s’arrête en cours de route.

Le suivi : trois chiffres par client

Pour chaque forfait actif, vous devez voir d’un coup d’œil : séances effectuées, séances restantes, montant réglé. Quand ces chiffres vivent dans un carnet séparé de l’agenda, ils divergent. Quand chaque rendez-vous terminé décompte automatiquement une séance du forfait, ils ne divergent jamais.

La conversation la plus gênante dans un cabinet de diététique : « Je croyais qu’il m’en restait encore deux. » Elle ne se règle qu’avec un historique que vous voyez tous les deux.

Justificatifs et déclarations

L’encaissement d’un forfait donne lieu à un justificatif au moment du paiement, pas par fractions à chaque séance — sauf si vous avez convenu d’un paiement échelonné, auquel cas un justificatif est émis à chaque échéance. Si vous avez un doute sur le traitement d’un acompte, votre expert-comptable vous dira comment le déclarer selon les règles de votre pays (en Grèce, via la plateforme myDATA) ; l’essentiel est que chaque somme encaissée soit rattachée au forfait auquel elle correspond.

Dans NutriPro, vous définissez les forfaits dans votre grille tarifaire et voyez dans chaque fiche combien de séances ont été effectuées, combien il en reste et ce qui a été réglé — à côté des mesures et de l’historique du client.

Conclusion

Un tarif à part pour la première consultation, des forfaits avec date d’échéance, une politique d’annulation écrite à l’avance et trois chiffres visibles dans chaque fiche. Le client sait ce qu’il a payé, vous savez ce qu’on vous doit — et la conversation reste centrée sur la nutrition.