Πακέτα συνεδριών διαιτολόγου: πώς τα τιμολογείτε και πώς παρακολουθείτε την είσπραξη

Η διατροφική παρακολούθηση δεν είναι μία επίσκεψη· είναι μια σειρά συνεδριών μέσα σε μήνες. Γι’ αυτό τα περισσότερα γραφεία καταλήγουν σε πακέτα. Το πρόβλημα δεν είναι η τιμή — είναι ότι στον τέταρτο μήνα κανείς δεν θυμάται πόσες συνεδρίες έχουν γίνει, πόσες έμειναν και τι έχει πληρωθεί.

Τα τρία κομμάτια ενός καθαρού τιμοκαταλόγου

• Πρώτη συνεδρία: μεγαλύτερη διάρκεια, λήψη ιστορικού, πρώτες μετρήσεις, πρώτο πλάνο. Συνήθως τιμολογείται χωριστά.
• Επανέλεγχος: συντομότερη συνεδρία με μετρήσεις και προσαρμογή του πλάνου.
• Πακέτο: συγκεκριμένος αριθμός επανελέγχων σε προκαθορισμένο διάστημα, με έκπτωση έναντι της μεμονωμένης τιμής.

Αν προσφέρετε και online συνεδρίες, δηλώστε αν έχουν την ίδια τιμή. Η ασάφεια εδώ γεννά συζητήσεις στο ταμείο που κανείς δεν θέλει.

Οι όροι του πακέτου: γραμμένοι πριν την πρώτη πληρωμή

1. Διάρκεια ισχύος: ένα πακέτο οκτώ συνεδριών που ισχύει τέσσερις μήνες ενθαρρύνει τη συνέπεια· ένα χωρίς λήξη ενθαρρύνει την αναβολή.
2. Ακυρώσεις: με πόση προειδοποίηση η συνεδρία μεταφέρεται και πότε χρεώνεται ως πραγματοποιημένη.
3. Τρόπος πληρωμής: προκαταβολικά ή σε δόσεις — και τι γίνεται αν ο πελάτης σταματήσει στη μέση.

Η παρακολούθηση: τρεις αριθμοί ανά πελάτη

Για κάθε ενεργό πακέτο χρειάζεστε να βλέπετε με μια ματιά: συνεδρίες που έγιναν, συνεδρίες που απομένουν, ποσό που έχει εξοφληθεί. Όταν αυτά ζουν σε ξεχωριστό τετράδιο από το ημερολόγιο, αποκλίνουν. Όταν κάθε ολοκληρωμένο ραντεβού αφαιρεί αυτόματα μία συνεδρία από το πακέτο, δεν αποκλίνουν ποτέ.

Η πιο αμήχανη κουβέντα σε διαιτολογικό γραφείο: «Νόμιζα ότι μου έμεναν άλλες δύο». Λύνεται μόνο με αρχείο που βλέπετε και οι δύο.

Παραστατικά και myDATA

Η είσπραξη ενός πακέτου κόβεται με παραστατικό τη στιγμή της πληρωμής, όχι τμηματικά ανά συνεδρία — εκτός αν έχετε συμφωνήσει πληρωμή σε δόσεις, οπότε κόβεται σε κάθε δόση. Αν δεν είστε σίγουροι για τον χειρισμό της προκαταβολής, ο λογιστής σας θα σας πει πώς διαβιβάζεται στο myDATA· το σημαντικό είναι κάθε ποσό που μπαίνει στο ταμείο να έχει δίπλα του το πακέτο στο οποίο αντιστοιχεί.

Στο NutriPro ορίζετε πακέτα στον τιμοκατάλογο και βλέπετε σε κάθε καρτέλα πόσες συνεδρίες έχουν γίνει, πόσες απομένουν και τι έχει εξοφληθεί — δίπλα στις μετρήσεις και το ιστορικό του πελάτη.

Συμπέρασμα

Χωριστή τιμή για την πρώτη συνεδρία, πακέτα με λήξη, πολιτική ακυρώσεων γραμμένη από πριν και τρεις αριθμοί ορατοί σε κάθε καρτέλα. Ο πελάτης ξέρει τι πλήρωσε, εσείς ξέρετε τι σας οφείλεται — και η συζήτηση μένει στη διατροφή.