Conditions d’utilisation

Qui nous sommes et ce que couvrent ces conditions

Les présentes conditions régissent l’utilisation de CRM FLOW (crmflow.io) et de toutes ses éditions — DentalPro, PlumbPro, ElectroPro, CodePro, GardenPro, NailPro, LawPro, TaxPro et PhysioPro. Le prestataire est VAULT DESK, SINGLE MEMBER P.C., Archaiou Theatrou 59, 136 75 Athens, Greece, numéro d’immatriculation 163840403000.

En créant un compte ou en utilisant le service, vous acceptez ces conditions. Si vous n’êtes pas d’accord avec l’une d’elles, n’utilisez pas le service.

Avec la Politique de confidentialité, elles forment l’intégralité de l’accord entre nous et remplacent toute entente antérieure sur le même objet.

Définitions

• Service — l’application CRM FLOW, ses pages publiques et l’assistance qui l’accompagne.
• Abonné ou vous — la personne physique ou morale qui ouvre le compte : le professionnel ou l’entreprise.
• Utilisateur — tout compte de collaborateur que vous créez au sein de votre abonnement.
• Contenu client — tout ce que vous saisissez dans l’application : fiches, rendez-vous, interventions, notes, fichiers et données financières.
• Édition — la déclinaison du service pour votre métier, avec sa terminologie, ses outils et son tarif.

Compte et usage professionnel

Le service est fourni exclusivement pour un usage professionnel. En ouvrant un compte, vous confirmez agir dans le cadre de votre activité professionnelle, être âgé de plus de 18 ans et fournir des informations exactes et tenues à jour.

Vous êtes responsable de la conservation de vos identifiants et de tout ce qui est fait depuis votre compte et ceux de vos collaborateurs. Prévenez-nous immédiatement si vous soupçonnez un accès non autorisé.

Chaque compte utilisateur est personnel. Le partage d’un compte entre plusieurs personnes détruit la traçabilité des actions — qui constitue aussi votre preuve en cas de contrôle — et n’est pas autorisé.

Essai gratuit

L’essai dure 14 jours, avec un accès complet à toutes les fonctions de votre édition. Aucun montant n’est prélevé pendant cette période et nous vous prévenons avant le premier prélèvement.

Si vous ne poursuivez pas, le compte est désactivé et vous pouvez exporter vos données pendant le délai de grâce décrit plus bas. Un essai est accordé par entreprise ; nous nous réservons le droit de ne pas en accorder un second à la même entreprise.

Abonnements, éditions et tarifs

Le service est fourni par abonnement par entreprise, mensuel ou annuel. Chaque édition a son propre tarif ; les tarifs en vigueur figurent toujours sur la page Tarifs. En paiement annuel d’avance, 10 mois sont facturés pour 12 mois d’utilisation.

Les tarifs affichés s’entendent hors TVA, calculée au moment du paiement selon votre pays et votre statut fiscal.

Nous pouvons ajuster les tarifs. Un nouveau tarif s’applique à compter du renouvellement suivant et vous en êtes informé au moins 30 jours à l’avance ; si vous ne l’acceptez pas, vous pouvez résilier avant sa prise d’effet.

Paiements et facturation

Les paiements sont traités par Polar, qui agit en tant que Merchant of Record : il est votre cocontractant pour la transaction elle-même, encaisse le prix, émet les justificatifs et reverse les taxes. Les conditions propres de Polar s’appliquent également à cette transaction.

Les données de carte ne sont jamais stockées dans CRM FLOW et ne transitent pas par nos serveurs.

En cas d’échec d’un prélèvement, une nouvelle tentative est effectuée. S’il demeure impayé, l’accès à l’application est suspendu jusqu’à régularisation — vos données ne sont pas supprimées pendant la suspension et redeviennent accessibles dès le règlement.

Renouvellement, résiliation et remboursements

L’abonnement se renouvelle automatiquement à la fin de chaque période, sauf résiliation de votre part. La résiliation s’effectue depuis l’application et prend effet à la fin de la période en cours : vous conservez l’accès jusque-là et n’êtes plus prélevé. Il n’y a ni pénalité de résiliation ni engagement minimum au-delà de la période déjà réglée.

Le service s’adressant exclusivement à des professionnels, le droit de rétractation de 14 jours reconnu aux consommateurs ne s’applique pas. Les sommes afférentes à une période déjà entamée ne sont pas remboursées au prorata, sauf disposition légale contraire ou impossibilité d’utilisation qui nous serait imputable.

Services additionnels

Certains services sont facturés à part parce qu’ils ont un coût réel à l’usage : les packs de rappels SMS (prépayés, facturés au message) et la reprise de données depuis un logiciel antérieur (sur devis). Les messages prépayés ne sont ni convertibles en argent ni remboursables.

Usage acceptable

En utilisant le service, vous vous engagez à ne pas :

• L’utiliser à des fins illicites ou en violation de la réglementation sur les données personnelles.
• Enregistrer des données de tiers sans base légale ni les informations requises.
• Tenter d’accéder aux comptes ou aux données d’autres abonnés.
• Décompiler, copier, revendre ou sous-licencier le service, ni en créer des œuvres dérivées.
• Surcharger ou perturber l’infrastructure, contourner les mesures de sécurité ou les limites d’usage, ni extraire des données par des moyens automatisés.
• Téléverser des logiciels malveillants ou des contenus portant atteinte aux droits de tiers.

Un manquement grave ou répété nous autorise à suspendre ou résilier le compte, après vous en avoir informé et vous avoir laissé un délai raisonnable pour y remédier — et sans préavis en cas de risque immédiat pour la plateforme, pour les données d’autres abonnés ou pour des tiers.

Vos contenus et vos obligations

Le contenu client demeure le vôtre. Nous n’acquérons aucun droit dessus ; nous recevons seulement la licence limitée de le stocker et de le traiter dans la mesure nécessaire à la fourniture du service.

En tant que responsable du traitement des données de vos clients, il vous revient de veiller :

• À la base légale du traitement et à l’information des personnes concernées.
• Au secret professionnel et à la réglementation propre à votre secteur.
• À l’exactitude des informations et aux réponses aux demandes d’exercice des droits.
• À la gestion des comptes de vos collaborateurs et de leurs droits d’accès.

Le service est un outil de tenue de dossier. Il ne remplace pas votre jugement clinique, juridique, comptable ou technique et ne constitue pas un conseil ; la responsabilité des décisions que vous prenez vous incombe.

Traitement des données pour votre compte

La présente section constitue l’accord de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD et s’applique pendant toute la durée de votre abonnement. Vous êtes le responsable du traitement ; nous sommes le sous-traitant.

• Objet et durée — la fourniture du service, pour la durée de l’abonnement.
• Nature et finalité — stocker, organiser, consulter, modifier et supprimer le contenu client afin que l’application fonctionne.
• Catégories de données et de personnes concernées — vos clients ou patients et vos collaborateurs : données d’identité et de contact, données financières et, selon l’édition, données de santé ou éléments de dossier.
• Instructions — nous ne traitons les données que sur vos instructions documentées, lesquelles se matérialisent ici par votre usage des fonctions de l’application, ainsi que lorsque la loi l’exige — auquel cas nous vous en informons si cela est permis.
• Confidentialité — nos équipes sont tenues à une obligation de confidentialité et n’accèdent aux données que dans la mesure nécessaire.
• Sécurité — nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles de l’article 32 décrites dans la Politique de confidentialité.
• Sous-traitants ultérieurs — nous recourons à ceux énumérés dans la Politique de confidentialité, soumis aux mêmes obligations de protection. Vous donnez une autorisation générale à leur égard ; tout ajout est annoncé 30 jours à l’avance et vous pouvez vous y opposer en résiliant l’abonnement avant sa prise d’effet.
• Assistance — nous vous assistons pour les demandes des personnes concernées, les analyses d’impact et les notifications d’incident, en vous informant sans retard injustifié dès que nous avons connaissance d’une violation.
• Suppression ou restitution — à l’échéance, nous supprimons les données conformément à la section « Résiliation et export des données », après vous avoir permis de les exporter.
• Audit — nous fournissons les informations permettant de démontrer notre conformité et acceptons des audits moyennant un préavis raisonnable, à des horaires ne perturbant pas l’activité.

Disponibilité, assistance et maintenance

Nous visons une disponibilité continue, sans la garantir chiffrée. Le service peut être interrompu pour maintenance — programmée aux heures creuses et annoncée lorsque cela est praticable.

L’assistance est fournie en grec et en anglais par e-mail à info@crmflow.io les jours ouvrés ; elle est comprise dans l’abonnement, de même que toutes les mises à jour futures de votre édition.

Propriété intellectuelle

Le service, son code et son design, les marques « CRM FLOW », « DentalPro », « PlumbPro », « ElectroPro », « CodePro », « GardenPro », « NailPro », « LawPro », « TaxPro », « PhysioPro » ainsi que le contenu des pages publiques nous appartiennent ou appartiennent à nos concédants. Nous vous accordons un droit d’usage non exclusif et non cessible, pour la durée de l’abonnement et pour ses seules finalités.

Si vous nous adressez des suggestions ou des retours, nous sommes libres de les mettre en œuvre sans obligation de mention ni de rémunération.

Garanties et exclusions

Nous mettons en œuvre tous les efforts raisonnables pour que le service fonctionne correctement et en sécurité. Nous ne garantissons cependant pas qu’il sera ininterrompu ni exempt d’erreurs, ni qu’il satisfait à lui seul aux obligations réglementaires de votre profession.

Les sauvegardes que nous conservons ne vous dispensent pas de tenir vos propres dossiers, là où la loi ou votre secteur l’exige. L’application vous offre l’export des données précisément à cette fin.

Limitation de responsabilité

Notre responsabilité au titre de toute réclamation liée au service est limitée au montant des abonnements que vous avez réglés au cours des douze mois précédant le fait générateur.

Nous ne répondons ni du manque à gagner, ni de la perte de clientèle ou de réputation, ni des dommages indirects ou consécutifs. Nous ne répondons pas des pertes de données causées par vous ou vos utilisateurs, ni des interruptions dues à des prestataires tiers ou à votre propre connexion internet.

Aucune de ces limitations ne s’applique en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde, de dommage corporel, ni là où une disposition impérative ne permet pas de limiter la responsabilité.

Résiliation et export des données

Vous pouvez résilier l’abonnement à tout moment depuis l’application. Nous pouvons le résilier moyennant un préavis de 30 jours, ou avec effet immédiat en cas de manquement grave aux présentes conditions ou de défaut de paiement.

Après la résiliation, vous disposez de 30 jours pour exporter vos données. Elles sont ensuite définitivement supprimées des systèmes actifs et, des sauvegardes, lors de leur rotation suivante. Les documents fiscaux sont conservés aussi longtemps que la loi l’exige.

Modifications du service et des présentes conditions

Le service évolue : nous ajoutons des fonctionnalités et, plus rarement, en retirons. Toute réduction substantielle de fonctionnalité est annoncée au moins 30 jours à l’avance.

Nous pouvons modifier les présentes conditions. Les changements sont annoncés par la mise à jour de cette page et de sa date ; les changements substantiels sont en outre notifiés par e-mail ou dans l’application 30 jours avant leur entrée en vigueur. Si vous continuez à utiliser le service après cette date, vous êtes réputé les accepter ; à défaut, vous pouvez résilier l’abonnement.

Force majeure

Nous ne répondons pas des retards ou des défauts d’exécution dus à des événements échappant à notre contrôle raisonnable : catastrophes naturelles, guerre, grèves, coupures de réseau ou d’électricité, défaillances de fournisseurs d’infrastructure, actes des autorités.

Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions sont régies par le droit grec. Les tribunaux d’Athènes sont compétents pour tout litige qui en découle, sous réserve des dispositions impératives applicables dans votre pays.

Si une clause était jugée nulle, les autres demeureraient en vigueur. Ne pas exercer un droit n’équivaut pas à y renoncer. Vous ne pouvez céder le présent contrat sans notre accord ; nous le pouvons dans le cadre d’une réorganisation de société, après vous en avoir informé.

Contact

VAULT DESK, SINGLE MEMBER P.C. · Archaiou Theatrou 59, 136 75 Athens, Greece · N° d’immatriculation 163840403000 · info@crmflow.io