Die Objektakte: was sie enthalten muss, damit sie für Sie arbeitet
Der Aufbau einer Objektakte, die jeden Anruf beantwortet: Maklerauftrag, Unterlagen, Fotos, Besichtigungs- und Angebotshistorie – und wer sie sehen darf.
Der Eigentümer ruft an und fragt: „Wie viele haben es sich angesehen? Was haben sie gesagt?“ Wenn die Antwort zehn Minuten Wühlen in Nachrichten und Terminkalender erfordert, lautet die Botschaft, die bei ihm ankommt: Um meine Immobilie kümmert sich niemand. Die Objektakte ist dafür da, diesen Anruf in zehn Sekunden zu beantworten.
Die Grundlagen: was das Exposé braucht – und ein bisschen mehr
- Objektart, Adresse, Stockwerk, Fläche, Baujahr, Zustand – die objektiven Daten.
- Preis und Spielraum: der Angebotspreis und wie weit der Eigentümer gesagt hat, dass er heruntergehen kann.
- Der Maklerauftrag: einfach oder exklusiv, Laufzeit, Provision – als Anhang, nicht „irgendwo im Büro“.
- Eigentümer mit Kontaktdaten und Verfügbarkeit für Besichtigungen.
Die Unterlagen: der Grund, warum Abschlüsse sich verzögern
Die Einigung steht nach einer Woche, und dann wartet man zwei Monate auf die Papiere. Je früher Sie wissen, was vorhanden ist und was fehlt – Eigentumsnachweise, Energieausweis, Legalisierungen, Katasterauszug –, desto schneller kommt die Immobilie zum Notar. Die Akte führt eine Unterlagenliste mit Status, genauso wie sie Fotos führt.
Die Besichtigungshistorie ist die halbe Akte
- Wer es gesehen hat, wann und mit welchem Mitarbeiter.
- Die Reaktion in einer Zeile: „kleine Küche“, „möchte zweite Besichtigung mit Partner“, „hat ein Angebot abgegeben“.
- Angebote mit Betrag und Datum – und was der Eigentümer geantwortet hat.
Diese Historie ist auch der Nachweis Ihrer Arbeit: Im Gespräch über die Provision oder die Verlängerung des Auftrags sagt die Liste der Besichtigungen mit Datum mehr als jede Beteuerung.
Wer die Akte sieht
Die Akte enthält den Preisspielraum des Eigentümers und die Angebote der Interessenten – Informationen, die nicht für alle bestimmt sind. Rollenbasierte Rechte bedeuten, dass ein neuer Mitarbeiter die Objekte sieht, die er betreut, nicht das gesamte Portfolio samt Preisen.
In EstatePro hat jede Immobilie eine Akte mit Auftrag, Unterlagen, Fotos und ihrer Besichtigungs- und Angebotshistorie – so lässt sich „Wie viele haben es gesehen und was haben sie gesagt?“ beantworten, während Sie noch telefonieren.
Fazit
Objektive Daten, Auftrag als Anhang, Unterlagen mit Status und – vor allem – eine Besichtigungshistorie, die am selben Tag geschrieben wird. Die Akte, die den Anruf des Eigentümers beantwortet, ist auch die Akte, die den Auftrag in Ihrem Büro hält.