Nutzungsbedingungen

Wer wir sind und was diese Bedingungen regeln

Diese Bedingungen regeln die Nutzung von CRM FLOW (crmflow.io) und aller Editionen — DentalPro, PlumbPro, ElectroPro, CodePro, GardenPro, NailPro, LawPro, TaxPro und PhysioPro. Anbieter ist die VAULT DESK, SINGLE MEMBER P.C., Archaiou Theatrou 59, 136 75 Athens, Greece, Registernummer 163840403000.

Mit dem Anlegen eines Kontos oder der Nutzung des Dienstes erkennen Sie diese Bedingungen an. Sind Sie mit einer davon nicht einverstanden, nutzen Sie den Dienst bitte nicht.

Zusammen mit der Datenschutzerklärung bilden sie die gesamte Vereinbarung zwischen uns und ersetzen frühere Absprachen zum selben Gegenstand.

Begriffe

• Dienst — die Anwendung CRM FLOW, ihre öffentlichen Seiten und der zugehörige Support.
• Abonnent oder Sie — die natürliche oder juristische Person, die das Konto eröffnet: die Fachkraft oder das Unternehmen.
• Nutzer — jedes Mitarbeiterkonto, das Sie unter Ihrem Abonnement anlegen.
• Kundeninhalte — alles, was Sie in der Anwendung erfassen: Datensätze, Termine, Aufträge, Notizen, Dateien und Finanzdaten.
• Edition — die Variante des Dienstes für Ihre Berufsgruppe, mit eigener Terminologie, eigenen Werkzeugen und eigenem Preis.

Konto und berufliche Nutzung

Der Dienst wird ausschließlich zur beruflichen Nutzung bereitgestellt. Mit der Eröffnung eines Kontos bestätigen Sie, dass Sie in Ausübung Ihrer beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit handeln, über 18 Jahre alt sind und Ihre Angaben zutreffend und aktuell sind.

Sie sind für die sichere Verwahrung Ihrer Zugangsdaten und für alles verantwortlich, was über Ihr Konto und die Konten Ihrer Mitarbeitenden geschieht. Melden Sie uns unverzüglich jeden Verdacht auf unbefugten Zugriff.

Jedes Nutzerkonto ist persönlich. Ein von mehreren Personen gemeinsam genutztes Konto zerstört die Nachvollziehbarkeit der Vorgänge — die auch Ihr eigener Nachweis in einer Prüfung ist — und ist nicht gestattet.

Kostenlose Testphase

Die Testphase dauert 14 Tage mit vollem Zugriff auf alle Funktionen Ihrer Edition. Während dieser Zeit wird nichts berechnet, und wir informieren Sie vor der ersten Abbuchung.

Setzen Sie nicht fort, wird das Konto deaktiviert; Ihre Daten können Sie innerhalb der unten beschriebenen Nachfrist exportieren. Je Unternehmen wird eine Testphase gewährt; eine zweite für dasselbe Unternehmen behalten wir uns vor abzulehnen.

Abonnements, Editionen und Preise

Der Dienst wird als Abonnement je Unternehmen bereitgestellt, monatlich oder jährlich. Jede Edition hat ihren eigenen Preis; die geltenden Preise stehen stets auf der Seite Preise. Bei jährlicher Vorauszahlung werden 10 Monate für 12 Monate Nutzung berechnet.

Die angegebenen Preise verstehen sich ohne Umsatzsteuer, die beim Bezahlvorgang nach Ihrem Land und Steuerstatus berechnet wird.

Wir können Preise anpassen. Ein neuer Preis gilt ab der nächsten Verlängerung; wir informieren Sie mindestens 30 Tage vorher. Akzeptieren Sie ihn nicht, können Sie vor dem Wirksamwerden kündigen.

Zahlungen und Rechnungsstellung

Die Zahlungen wickelt Polar als Merchant of Record ab: Polar ist Ihr Vertragspartner für die Transaktion selbst, zieht den Betrag ein, stellt die Belege aus und führt die Steuern ab. Für diese Transaktion gelten daneben die Bedingungen von Polar.

Kartendaten werden in CRM FLOW niemals gespeichert und laufen nicht über unsere Server.

Schlägt eine Abbuchung fehl, wird sie erneut versucht. Bleibt sie offen, wird der Zugang zur Anwendung bis zum Ausgleich ausgesetzt — Ihre Daten werden während der Aussetzung nicht gelöscht und stehen nach Zahlung wieder zur Verfügung.

Verlängerung, Kündigung und Erstattungen

Das Abonnement verlängert sich am Ende jeder Periode automatisch, sofern Sie es nicht kündigen. Die Kündigung erfolgt in der Anwendung und wirkt zum Ende der laufenden Periode: Bis dahin behalten Sie den Zugang und es wird nichts erneut berechnet. Es gibt keine Kündigungsgebühr und keine Mindestbindung über die bereits bezahlte Periode hinaus.

Da sich der Dienst ausschließlich an Berufstätige richtet, gilt das gesetzliche 14-tägige Widerrufsrecht für Verbraucher nicht. Entgelte für eine bereits begonnene Periode werden nicht anteilig erstattet, sofern das Gesetz nichts anderes vorsieht oder die Nichtnutzbarkeit nicht von uns zu vertreten ist.

Zusatzleistungen

Einzelne Leistungen werden gesondert berechnet, weil sie echte nutzungsabhängige Kosten verursachen: SMS-Erinnerungspakete (vorausbezahlt, Abrechnung je Nachricht) und die Datenübernahme aus einem Vorgängersystem (nach Angebot). Vorausbezahlte Nachrichten werden nicht in Geld ausgezahlt und nicht erstattet.

Zulässige Nutzung

Mit der Nutzung des Dienstes verpflichten Sie sich, nicht:

• Ihn für rechtswidrige Zwecke oder unter Verstoß gegen das Datenschutzrecht zu nutzen.
• Daten Dritter ohne Rechtsgrundlage und ohne die erforderlichen Informationen zu erfassen.
• Auf Konten oder Daten anderer Abonnenten zuzugreifen.
• Den Dienst zu dekompilieren, zu kopieren, weiterzuverkaufen, zu unterlizenzieren oder daraus abgeleitete Werke zu schaffen.
• Die Infrastruktur zu überlasten oder zu stören, Sicherheitsmaßnahmen oder Nutzungsgrenzen zu umgehen oder Daten automatisiert auszulesen.
• Schadsoftware oder Inhalte hochzuladen, die Rechte Dritter verletzen.

Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen dürfen wir das Konto aussetzen oder kündigen, nachdem wir Sie benachrichtigt und Ihnen eine angemessene Frist zur Abhilfe gesetzt haben — und ohne Vorankündigung, wenn unmittelbare Gefahr für die Plattform, die Daten anderer Abonnenten oder Dritte besteht.

Ihre Inhalte und Ihre Pflichten

Kundeninhalte bleiben Ihre. Wir erwerben daran keine Rechte; wir erhalten lediglich das begrenzte Recht, sie zu speichern und zu verarbeiten, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist.

Als Verantwortlicher für die Daten Ihrer Kunden obliegt Ihnen:

• Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung und die Information der betroffenen Personen.
• Die Wahrung der Schweigepflicht und der besonderen Vorschriften Ihrer Branche.
• Die Richtigkeit der Angaben und die Beantwortung von Betroffenenanträgen.
• Die Verwaltung der Konten Ihrer Mitarbeitenden und ihrer Zugriffsrechte.

Der Dienst ist ein Werkzeug zur Aktenführung. Er ersetzt weder Ihre klinische, rechtliche, steuerliche noch technische Beurteilung und stellt keine Beratung dar; die Verantwortung für Ihre Entscheidungen bleibt bei Ihnen.

Verarbeitung in Ihrem Auftrag

Dieser Abschnitt ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und gilt für die Dauer Ihres Abonnements. Sie sind der Verantwortliche, wir der Auftragsverarbeiter.

• Gegenstand und Dauer — die Erbringung des Dienstes, für die Laufzeit des Abonnements.
• Art und Zweck — Speichern, Ordnen, Abrufen, Ändern und Löschen der Kundeninhalte, damit die Anwendung funktioniert.
• Kategorien von Daten und Betroffenen — Ihre Kunden oder Patienten und Ihre Mitarbeitenden: Identitäts- und Kontaktdaten, Finanzdaten und, je nach Edition, Gesundheitsdaten oder Falldaten.
• Weisungen — wir verarbeiten Daten nur nach Ihren dokumentierten Weisungen, die hier in der Nutzung der Funktionen der Anwendung liegen, sowie soweit gesetzlich vorgeschrieben — worüber wir Sie informieren, sofern zulässig.
• Vertraulichkeit — unsere Mitarbeitenden sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und greifen nur im erforderlichen Umfang zu.
• Sicherheit — wir setzen die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 um, die in der Datenschutzerklärung beschrieben sind.
• Unterauftragsverarbeiter — wir setzen die in der Datenschutzerklärung genannten ein, unter denselben Schutzpflichten. Sie erteilen dafür eine allgemeine Genehmigung; jede Neuaufnahme kündigen wir 30 Tage vorher an, und Sie können widersprechen, indem Sie das Abonnement vor dem Wirksamwerden beenden.
• Unterstützung — wir unterstützen Sie bei Betroffenenanträgen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Meldungen und informieren Sie unverzüglich, sobald uns eine Verletzung bekannt wird.
• Löschung oder Rückgabe — nach Vertragsende löschen wir die Daten gemäß dem Abschnitt „Beendigung und Datenexport“, nachdem Sie Gelegenheit zum Export hatten.
• Überprüfung — wir stellen die Informationen zum Nachweis unserer Einhaltung bereit und lassen Überprüfungen nach angemessener Vorankündigung zu, zu betriebsschonenden Zeiten.

Verfügbarkeit, Support und Wartung

Wir streben durchgehende Verfügbarkeit an, ohne sie zahlenmäßig zuzusichern. Der Dienst kann für Wartungen unterbrochen werden — geplant in verkehrsarmen Zeiten und, wo praktikabel, mit Vorankündigung.

Der Support erfolgt auf Griechisch und Englisch per E-Mail an info@crmflow.io an Werktagen und ist im Abonnement enthalten, ebenso alle künftigen Aktualisierungen Ihrer Edition.

Geistiges Eigentum

Der Dienst, sein Quellcode und Design, die Zeichen „CRM FLOW“, „DentalPro“, „PlumbPro“, „ElectroPro“, „CodePro“, „GardenPro“, „NailPro“, „LawPro“, „TaxPro“, „PhysioPro“ sowie die Inhalte der öffentlichen Seiten stehen uns oder unseren Lizenzgebern zu. Wir räumen Ihnen ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Laufzeit des Abonnements und ausschließlich zu dessen Zwecken ein.

Senden Sie uns Vorschläge oder Rückmeldungen, dürfen wir sie ohne Pflicht zur Nennung oder Vergütung umsetzen.

Gewährleistung und Haftungsausschlüsse

Wir unternehmen jede zumutbare Anstrengung, damit der Dienst korrekt und sicher funktioniert. Wir sichern jedoch weder zu, dass er ununterbrochen oder fehlerfrei ist, noch dass er für sich genommen die aufsichtsrechtlichen Pflichten Ihres Berufs erfüllt.

Unsere Sicherungen entbinden Sie nicht davon, eigene Aufzeichnungen zu führen, wo Gesetz oder Branche dies verlangen. Genau dafür bietet die Anwendung den Datenexport.

Haftungsbeschränkung

Unsere Haftung für Ansprüche im Zusammenhang mit dem Dienst ist auf die Abonnemententgelte begrenzt, die Sie in den zwölf Monaten vor dem auslösenden Ereignis gezahlt haben.

Wir haften nicht für entgangenen Gewinn, den Verlust von Kundschaft oder Ruf sowie für mittelbare Schäden und Folgeschäden. Wir haften nicht für Datenverluste, die durch Sie oder Ihre Nutzer verursacht werden, und nicht für Ausfälle, die auf Drittanbieter oder Ihre eigene Internetverbindung zurückgehen.

Keine dieser Beschränkungen gilt bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, bei Personenschäden oder soweit zwingendes Recht eine Beschränkung nicht zulässt.

Beendigung und Datenexport

Sie können das Abonnement jederzeit in der Anwendung beenden. Wir können mit einer Frist von 30 Tagen kündigen, bei schwerwiegenden Verstößen gegen diese Bedingungen oder bei Zahlungsverzug auch fristlos.

Nach Vertragsende haben Sie 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren. Danach werden sie endgültig aus den aktiven Systemen gelöscht, aus den Sicherungen mit deren nächstem Turnus. Steuerbelege bewahren wir so lange auf, wie es das Gesetz verlangt.

Änderungen des Dienstes und dieser Bedingungen

Der Dienst entwickelt sich weiter: Wir ergänzen Funktionen und stellen seltener welche ein. Eine wesentliche Einschränkung des Funktionsumfangs kündigen wir mindestens 30 Tage vorher an.

Wir können diese Bedingungen ändern. Änderungen geben wir durch Aktualisierung dieser Seite und ihres Datums bekannt; wesentliche zusätzlich per E-Mail oder in der Anwendung, 30 Tage vor Inkrafttreten. Nutzen Sie den Dienst danach weiter, gelten sie als angenommen; andernfalls können Sie das Abonnement kündigen.

Höhere Gewalt

Wir haften nicht für Verzögerungen oder Nichterfüllung aufgrund von Ereignissen außerhalb unserer zumutbaren Kontrolle: Naturkatastrophen, Krieg, Streiks, Netz- oder Stromausfälle, Störungen bei Infrastrukturanbietern, hoheitliche Maßnahmen.

Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Diese Bedingungen unterliegen griechischem Recht. Für Streitigkeiten daraus sind die Gerichte von Athen zuständig, vorbehaltlich zwingender Vorschriften, die in Ihrem Land gelten.

Ist eine Bestimmung unwirksam, bleiben die übrigen wirksam. Die Nichtausübung eines Rechts bedeutet keinen Verzicht darauf. Sie dürfen diesen Vertrag ohne unsere Zustimmung nicht abtreten; wir dürfen es im Rahmen einer Umstrukturierung nach vorheriger Information an Sie.

Kontakt

VAULT DESK, SINGLE MEMBER P.C. · Archaiou Theatrou 59, 136 75 Athens, Greece · Registernummer 163840403000 · info@crmflow.io