Honorarios de una asesoría contable: ¿cuota fija, por servicio o mixto?

El mayor problema económico de una asesoría contable no son los precios bajos. Es que la cuota se pactó en 2019 y desde entonces el cliente ha triplicado sus facturas, sin que nunca se haya tenido la conversación.

En esta profesión los honorarios se desajustan en silencio, porque el trabajo crece poco a poco y nunca hasta un punto que justifique sentarse a hablar. La única forma de evitarlo es saber cuántas horas consume cada cliente.

Los tres modelos

• Cuota mensual fija: cubre el trabajo recurrente: contabilización, IVA, nóminas, presentaciones periódicas. Previsible para ambas partes.
• Por servicio: para lo que no se repite: alta, modificaciones, declaración de la renta de una persona física, certificados, aplazamientos, inspecciones.
• Mixto: cuota fija para el flujo habitual y cobro aparte de lo extraordinario. Es el modelo que funciona en la mayoría de las asesorías, siempre que esté por escrito qué incluye la cuota.

Cómo se calcula la cuota

No a partir del régimen contable. Dos clientes con el mismo tipo de libros pueden diferir en cinco horas al mes. La cuota sale de cuatro variables:

1. Volumen de facturas y justificantes al mes: el principal factor de tiempo.
2. Número de trabajadores en nómina y su estabilidad.
3. Estado de la documentación que llega: archivo ordenado o bolsa de papeles. La diferencia es fácilmente el doble de tiempo.
4. Particularidades: operaciones intracomunitarias, varios establecimientos, cajas registradoras, regímenes especiales, subvenciones.

Tome el coste por hora de la asesoría (gastos fijos + sueldos + su propio sueldo, dividido entre las horas realmente productivas), multiplíquelo por las horas estimadas del cliente y añada un margen. Un cliente que necesita 6 horas al mes, en una asesoría con un coste por hora de 30 €, no puede pagar una cuota de 120 €.

Lo que la cuota no incluye, por escrito

Esta es la lista que evita los roces. No porque vaya a cobrarlo todo, sino porque, cuando cobre, no será una sorpresa:

• Declaraciones de la renta de los socios y de sus familiares.
• Presentaciones fuera de plazo y complementarias debidas al retraso del cliente.
• Representación y asistencia en una inspección fiscal.
• Aplazamientos de deudas, certificados, expedientes para el banco o para una subvención.
• Modificaciones censales, altas y bajas de actividad.
• La búsqueda reiterada de justificantes que nunca se enviaron.

El último punto merece su propia regla

Perseguir documentación es el trabajo invisible del sector. No aparece en ninguna factura, ningún cliente lo reconoce y, en una asesoría con cuarenta clientes, ocupa a una persona.

No hace falta cobrarlo desde el primer día. Hace falta medirlo y que exista una cláusula escrita según la cual, a partir de cierto punto, se cobra. La mera existencia de la cláusula suele bastar para que disminuya.

La revisión: una vez al año, con datos

La conversación difícil se vuelve fácil cuando no es una opinión. «En 2024 tenía 180 facturas al mes y 4 trabajadores; este año tiene 460 y 11» no es una subida de precio: es una constatación.

1. Fije un periodo de revisión estable, a principios de cada año y para todos. Así no es algo personal.
2. Incluya en el acuerdo tramos de volumen: hasta 150 facturas, de 151 a 350, y así sucesivamente. La subida pasa a ser automática e indiscutible.
3. Avise antes, no con la primera factura del nuevo año.

Por dónde se escapa el beneficio

• El cliente que paga la misma cuota desde 2019.
• Las horas de abril a julio que no se facturaron en ningún sitio.
• Las consultas gratuitas que, sumadas, son días enteros.
• Los impagados que se arrastran durante meses porque el cliente es «de toda la vida».
• Las presentaciones fuera de plazo que se rehacen sin cobrar.

En TaxPro cada servicio se registra en la ficha del cliente con su tiempo, y el saldo pendiente de cobro se actualiza solo, así que la revisión anual se hace con cifras en lugar de impresiones.

Conclusión

Construya la cuota sobre el volumen, no sobre el régimen contable. Deje por escrito lo que queda fuera. Establezca tramos para que la subida sea una regla y no una negociación. Y mida las horas por cliente: es la única forma de ver qué clientes están financiando a los demás.