Honorar im Steuerbüro: Pauschale, Einzelabrechnung oder Mischmodell?

Das größte wirtschaftliche Problem eines Steuer- oder Buchhaltungsbüros sind nicht zu niedrige Preise. Es ist, dass die Pauschale 2019 vereinbart wurde und der Mandant seine Belege seitdem verdreifacht hat – ohne dass je darüber gesprochen wurde.

Das Honorar läuft in diesem Beruf still aus dem Ruder, weil die Arbeit schleichend wächst und nie an einem Punkt, der ein Gespräch rechtfertigen würde. Der einzige Weg, das zu verhindern: zu wissen, wie viele Stunden jeder Mandant tatsächlich kostet.

Die drei Modelle

• Monatspauschale: deckt die wiederkehrende Arbeit ab – Buchung, Umsatzsteuer, Lohnabrechnung, regelmäßige Meldungen. Planbar für beide Seiten.
• Einzelabrechnung: für alles, was sich nicht wiederholt – Gewerbeanmeldung, Änderungsmeldungen, private Einkommensteuererklärung, Bescheinigungen, Ratenzahlungsanträge, Prüfungen.
• Mischmodell: Pauschale für den laufenden Betrieb, separate Abrechnung für Sonderleistungen. Das Modell, das in den meisten Büros funktioniert – vorausgesetzt, es ist schriftlich festgehalten, was die Pauschale umfasst.

Wie sich die Pauschale berechnet

Nicht aus der Art der Buchführung. Zwei Mandanten mit einfacher Einnahmen-Überschuss-Rechnung können sich um fünf Stunden im Monat unterscheiden. Die Pauschale ergibt sich aus vier Variablen:

1. Belegvolumen pro Monat – der wichtigste Zeittreiber.
2. Anzahl der Beschäftigten in der Lohnabrechnung und wie stabil sie sind.
3. Zustand der eingereichten Unterlagen: geordneter Ordner oder Schuhkarton. Der Unterschied ist leicht die doppelte Zeit.
4. Besonderheiten: innergemeinschaftliche Umsätze, mehrere Filialen, Kassensysteme, Sonderregelungen, Fördermittel.

Nehmen Sie den Stundensatz des Büros (Fixkosten + Gehälter + Ihr eigenes Gehalt, geteilt durch die tatsächlich produktiven Stunden), multiplizieren Sie ihn mit den geschätzten Stunden des Mandanten und schlagen Sie eine Marge auf. Ein Mandant, der 6 Stunden im Monat braucht, kann bei einem Stundensatz von 30 € keine Pauschale von 120 € haben.

Was die Pauschale nicht umfasst – schriftlich

Das ist die Liste, die Reibereien verhindert. Nicht weil Sie alles berechnen werden, sondern weil es dann, wenn Sie berechnen, keine Überraschung ist:

• Private Steuererklärungen der Gesellschafter und ihrer Angehörigen.
• Verspätete und berichtigte Meldungen, die auf Verzögerungen des Mandanten zurückgehen.
• Vertretung und Begleitung bei einer Betriebsprüfung.
• Ratenzahlungsvereinbarungen, Bescheinigungen, Nachweise, Unterlagen für Bank oder Förderantrag.
• Registeränderungen, An- und Abmeldungen einer Tätigkeit.
• Wiederholtes Nachfordern von Belegen, die nie geschickt wurden.

Der letzte Punkt verdient eine eigene Regel

Das Hinterherlaufen nach Unterlagen ist die unsichtbare Arbeit der Branche. Es taucht in keiner Abrechnung auf, wird von keinem Mandanten anerkannt und bindet in einem Büro mit vierzig Mandanten eine ganze Arbeitskraft.

Sie müssen es nicht vom ersten Tag an berechnen. Sie müssen es messen, und es muss eine schriftliche Klausel geben, dass es ab einem bestimmten Punkt berechnet wird. Allein die Existenz der Klausel reicht meist, damit es weniger wird.

Die Anpassung: einmal im Jahr, mit Zahlen

Das schwierige Gespräch wird leicht, wenn es keine Meinung ist. „2024 hatten Sie 180 Belege im Monat und 4 Beschäftigte; dieses Jahr sind es 460 und 11“ ist keine Preiserhöhung – es ist eine Feststellung.

1. Legen Sie einen festen Überprüfungszeitraum fest, zu Beginn jedes Jahres, für alle. So ist es nicht persönlich.
2. Schreiben Sie Volumenstaffeln in die Vereinbarung: bis 150 Belege, 151–350 und so weiter. Die Erhöhung erfolgt dann automatisch und ohne Diskussion.
3. Informieren Sie vorher – nicht mit der ersten Rechnung des neuen Jahres.

Wo der Gewinn versickert

• Der Mandant, der seit 2019 dieselbe Pauschale zahlt.
• Die Stunden zwischen April und Juli, die nirgends abgerechnet wurden.
• Die kostenlosen Beratungsgespräche, die zusammengerechnet ganze Tage ergeben.
• Offene Forderungen, die monatelang laufen, weil der Mandant „ein alter Bekannter“ ist.
• Verspätete Meldungen, die ohne Berechnung neu bearbeitet werden.

In TaxPro wird jede Leistung mit ihrem Zeitaufwand in der Mandantenakte erfasst, und der offene Saldo aktualisiert sich von selbst – so stützt sich die jährliche Anpassung auf Zahlen statt auf Eindrücke.

Fazit

Bauen Sie die Pauschale auf dem Volumen auf, nicht auf der Art der Buchführung. Halten Sie schriftlich fest, was nicht enthalten ist. Führen Sie Staffeln ein, damit die Erhöhung eine Regel ist und keine Verhandlung. Und messen Sie die Stunden pro Mandant – nur so sehen Sie, welche Mandanten die übrigen finanzieren.