Compenso dello studio commercialista: canone fisso, a prestazione o misto?

Il problema economico più grande di uno studio contabile non sono i prezzi bassi. È che il canone è stato concordato nel 2019 e da allora il cliente ha triplicato i suoi documenti — senza che se ne sia mai parlato.

In questa professione il compenso sfugge di mano in silenzio, perché il lavoro cresce gradualmente e mai in un punto preciso che giustifichi una discussione. L’unico modo per evitarlo è sapere quante ore assorbe ogni cliente.

I tre modelli

• Canone mensile: copre il lavoro ricorrente — registrazioni, IVA, paghe, adempimenti periodici. Prevedibile per entrambi.
• A prestazione: per tutto ciò che non si ripete — apertura, variazioni, dichiarazione delle persone fisiche, certificazioni, rateizzazioni, verifiche.
• Misto: canone per il flusso ordinario, addebito separato per lo straordinario. È il modello che funziona nella maggior parte degli studi, purché sia scritto cosa comprende il canone.

Come si calcola il canone

Non dal regime contabile. Due clienti in contabilità semplificata possono differire di cinque ore al mese. Il canone nasce da quattro variabili:

1. Volume di documenti al mese — il principale motore del tempo.
2. Numero di dipendenti in busta paga e quanto sono stabili.
3. Stato del materiale che arriva: archivio ordinato o sacchetto di scontrini. La differenza vale facilmente il doppio del tempo.
4. Particolarità: operazioni intracomunitarie, più sedi, registratori di cassa, regimi speciali, contributi pubblici.

Prendete il costo orario dello studio (costi fissi + stipendi + il vostro compenso, diviso per le ore realmente produttive), moltiplicatelo per le ore stimate del cliente e aggiungete un margine. Un cliente che richiede 6 ore al mese, in uno studio con un costo orario di 30 €, non può avere un canone di 120 €.

Cosa non comprende il canone — per iscritto

È questo l’elenco che previene gli attriti. Non perché addebiterete tutto, ma perché quando addebiterete qualcosa non sarà una sorpresa:

• Dichiarazioni dei redditi dei soci e dei loro familiari.
• Invii tardivi e integrativi dovuti a ritardi del cliente.
• Assistenza e rappresentanza durante una verifica fiscale.
• Rateizzazioni dei debiti, attestazioni, certificati, pratiche per la banca o per un finanziamento.
• Variazioni anagrafiche, aperture e chiusure di attività.
• Ricerca ripetuta di documenti mai inviati.

L’ultimo punto merita una regola tutta sua

La caccia ai documenti è il lavoro invisibile del settore. Non compare in nessuna fattura, nessun cliente la riconosce e, in uno studio con quaranta clienti, assorbe una persona intera.

Non serve addebitarla dal primo giorno. Serve misurarla e avere una clausola scritta secondo cui, oltre una certa soglia, si paga. Di solito la sola esistenza della clausola basta a ridurla.

L’adeguamento: una volta l’anno, con i numeri

La conversazione difficile diventa facile quando non è un’opinione. «Nel 2024 avevate 180 documenti al mese e 4 dipendenti; quest’anno ne avete 460 e 11» non è un aumento di prezzo — è una constatazione.

1. Stabilite un periodo fisso di revisione, all’inizio di ogni anno, per tutti. Così non è una questione personale.
2. Scrivete nell’accordo delle fasce di volume: fino a 150 documenti, da 151 a 350 e così via. L’aumento diventa automatico e indiscutibile.
3. Avvisate prima, non con la prima fattura del nuovo anno.

Dove si disperde il margine

• Il cliente che paga lo stesso canone dal 2019.
• Le ore tra aprile e luglio che non sono state fatturate da nessuna parte.
• Le consulenze gratuite che, sommate, valgono giornate intere.
• I crediti non incassati che si trascinano per mesi perché il cliente è «storico».
• Gli invii tardivi rifatti senza alcun addebito.

In TaxPro ogni attività viene registrata sulla scheda del cliente con il tempo impiegato e il saldo da incassare si aggiorna da solo — così l’adeguamento annuale si basa su numeri invece che su impressioni.

Conclusione

Costruite il canone sul volume, non sul regime contabile. Scrivete cosa è escluso. Introducete fasce di volume, così che l’aumento sia una regola e non una trattativa. E misurate le ore per cliente — è l’unico modo per vedere quali clienti stanno finanziando tutti gli altri.