Calendario de obligaciones de una asesoría: cómo montarlo

Toda asesoría conoce los plazos. Ninguna asesoría pierde una presentación porque desconociera la fecha. Se pierde porque la fecha se conocía, pero el cliente no estaba en la lista: uno de cuarenta, el que nunca envía nada, el que entró en marzo.

Lo que se necesita, por tanto, no es un calendario de plazos. Es un calendario de obligaciones por cliente. Esa diferencia es todo el trabajo. Nota: los plazos y las obligaciones cambian continuamente y se conceden prórrogas; su calendario es una herramienta de organización, y la fuente oficial siguen siendo los avisos de la administración tributaria de su país.

El perfil de obligaciones: una vez por cliente

Antes de cualquier calendario, cada cliente necesita una lista de qué tiene que presentar y con qué periodicidad. Sin ella, el calendario solo conoce las fechas, no a quién afectan.

• Régimen contable y régimen de IVA: mensual, trimestral, exento.
• Nóminas: sí/no, número de trabajadores, regímenes especiales.
• Retenciones, impuesto sobre dividendos, tasas.
• Operaciones intracomunitarias y las declaraciones informativas asociadas.
• Anuales: impuesto de sociedades, declaración de operaciones con clientes y proveedores, cuentas anuales cuando proceda, depósito en el registro mercantil.
• No fiscales pero críticas: cotizaciones sociales, licencias de actividad, renovaciones, subvenciones con entregables.

Este perfil se actualiza cada vez que cambia algo en el cliente, no solo una vez al darlo de alta. El cliente que contrató a su primer trabajador adquirió cinco obligaciones nuevas ese mismo día.

Dos fechas, no una

El plazo de presentación no es la fecha en la que usted trabaja. Cada obligación tiene una fecha interna, el día en que debe estar lista, y un vencimiento oficial. La distancia entre ambas no es un lujo: es la capacidad de la asesoría para resistir un sistema que se cae el último día.

En la práctica: fecha interna tres días hábiles antes para las presentaciones periódicas y dos semanas antes para las anuales. Y una tercera fecha, anterior a todas: cuándo debe haber llegado la documentación del cliente.

La tabla que muestra la verdad

La herramienta útil no es una lista de fechas: es una tabla con los clientes en las filas y las obligaciones del periodo en las columnas, con cada celda en uno de cuatro estados:

1. No ha llegado la documentación: la categoría que hay que vaciar primero.
2. Ha llegado, no se ha contabilizado.
3. Contabilizado, no presentado.
4. Presentado: con fecha y número de justificante.

Por qué funciona: le muestra las celdas vacías. Una lista de plazos nunca le muestra quién falta, porque quien falta simplemente no aparece en ninguna parte.

Quién revisa qué

• A diario: qué venció ayer y no se marcó como presentado.
• Cada lunes: todas las obligaciones de los próximos diez días, por responsable, y qué clientes no han enviado documentación.
• A principios de cada mes: los clientes que cambiaron algo el mes anterior (alta, contratación, modificación) y cuyo perfil no se actualizó.
• Quince días antes de cada gran plazo anual: qué expedientes siguen incompletos.

La prórroga no es un regalo

Cada prórroga parece un alivio y es en realidad trasladar la misma carga a menos días, normalmente encima del siguiente plazo. La forma de que no le cueste: mantenga su fecha interna. La asesoría trabaja con su propio calendario y la prórroga queda como margen de seguridad para los clientes que se retrasen.

Lo mismo vale para las plataformas: en las últimas horas de un plazo el sistema va lento o se cae, y eso no es un argumento ante nadie.

Qué queda registrado tras la presentación

Fecha, número de justificante, quién la hizo y el comprobante. Y, en las complementarias, el motivo. Dos años después, en una comprobación, la pregunta no será si se presentó, sino por qué se presentó una segunda vez.

En TaxPro las obligaciones cuelgan de la ficha de cada cliente y no de un calendario común, así que la tabla de «quién falta» sale sola y el recordatorio llega al responsable que lleva a ese cliente.

Conclusión

Empiece por el perfil de obligaciones de cada cliente, no por el calendario. Mantenga una fecha interna separada de la oficial. Y revise las celdas vacías, porque el problema nunca es el plazo que conoce, sino el cliente que no apareció en la lista.