Unterlagen für den Immobilienkauf: die Checkliste und wie Sie den Überblick behalten

Die meisten verschobenen Beurkundungen werden nicht aus rechtlichen Gründen verschoben. Sie platzen, weil eine Unterlage abgelaufen ist, nicht rechtzeitig angefordert wurde oder noch bei einer Behörde liegt. Der Immobilienkauf ist das Geschäft mit den meisten Papieren aus den meisten Quellen – und deshalb das Geschäft, bei dem die Organisation des Büros am deutlichsten sichtbar wird. Die Listen unten folgen dem griechischen Beispiel; welche Unterlagen in Ihrem Land verlangt werden, prüfen Sie bitte anhand der dort geltenden Regeln.

Was der Verkäufer mitbringt

• Erwerbsurkunden der Immobilie.
• Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung für die Übertragung – mit ihrer Gültigkeit in der Akte vermerkt.
• Bescheinigung über die Sozialversicherungsbeiträge, wo erforderlich.
• Nachweis über die Grundsteuer der letzten Jahre (in Griechenland die ENFIA-Bescheinigung).
• Bescheinigung eines Ingenieurs, dass keine Schwarzbauten vorliegen, und gegebenenfalls Legalisierungen.
• Energieausweis.
• Wo nötig ein Lageplan, ein Auszug aus der Katasterkarte, ein Kataster- oder Lastenauszug.

Was der Käufer mitbringt

• Ausweisdokumente und Steuernummer – bei Ehepartnern, die gemeinsam kaufen, von beiden.
• Erklärung und Zahlungsnachweis der Grunderwerbsteuer, wo sie vor der Beurkundung fällig ist.
• Bei Finanzierung: die Bank, die Vorgangsnummer und wer für sie unterschreibt – die Bank ist die dritte Partei, die niemand koordiniert, wenn Sie es nicht tun.

Unterlagen, die ablaufen, sind eine eigene Kategorie

Bescheinigungen und Nachweise haben eine Lebensdauer. Eine Akte, die sie als „eingegangen ✓“ behandelt, lässt Sie im Stich, wenn der Termin um zwei Wochen verschoben wird: Das Papier ist da, aber nicht mehr gültig. Notieren Sie das Ablaufdatum neben jeder Unterlage, die abläuft, und prüfen Sie die Liste, sobald der Beurkundungstermin feststeht – nicht am Morgen der Beurkundung.

Eine Akte, ein Überblick

Ein Immobilienkauf hat mindestens vier Seiten, die aufeinander warten: Verkäufer, Käufer, Ingenieur, Bank. Lebt der Überblick „was fehlt und von wem“ auf Zetteln und in Ihrem Kopf, sind Sie der Engpass. Eine Liste pro Akte, mit zuständiger Person und Telefonnummer neben jedem offenen Punkt, macht aus der Jagd eine Aufgabe von zehn Minuten jeden Morgen.

In NotaryPro lebt die Unterlagenliste direkt in der Akte der Urkunde: was da ist, was fehlt, wann es abläuft und auf wen Sie warten – so sehen Sie auf einen Blick, welche Urkunde diese Woche beurkundet werden kann.

Fazit

Die Unterlagenliste ist keine Bürokratie – sie ist der Zeitplan des Geschäfts. Erstellen Sie eine Vorlage pro Art von Urkunde, ergänzen Sie Ablaufdaten und Zuständige und prüfen Sie sie in festem Rhythmus. Die Beurkundung, die nicht verschoben wird, ist die beste Werbung für ein Notariat.