Notarkosten: So organisieren Sie Abrechnung und Zahlungseingang
Wie Sie die Kosten vor Aktenanlage klären, Auslagen und Gebühren sauber trennen, wann ein Vorschuss sinnvoll ist und wie keine Urkunde unbezahlt bleibt.
Die Vergütung einer Urkunde hat einen gesetzlichen Rahmen – wertabhängige Sätze, Festgebühren, Mindestbeträge. Was keinen Rahmen hat, ist Ihre eigene Organisation drumherum: wann Sie darüber sprechen, wie Sie Auslagen erfassen und wie schnell Sie kassieren. Dort geht Geld verloren, nicht bei der Berechnung.
Über die Kosten wird gesprochen, bevor die Akte angelegt wird
Ein Beteiligter, der die Kosten am Tag der Unterzeichnung erfährt, ist ein unzufriedener Beteiligter – selbst wenn der Betrag völlig angemessen ist. Eine schriftliche Kostenschätzung beim ersten Termin, aufgeschlüsselt nach Gebühren, Auslagen und Steuern, kostet fünf Minuten und erspart das unangenehmste Gespräch des Berufs.
Gebühren, Auslagen, Abgaben: drei Spalten, nicht ein Betrag
- Gebühren: was Ihrer eigenen Tätigkeit entspricht – wertabhängig oder fest.
- Auslagen, die Sie vorstrecken: Bescheinigungen, Gebührenmarken, Abschriften, Eintragung oder Umschreibung im Register. Sie werden in dem Moment erfasst, in dem sie bezahlt werden, in der Akte der Urkunde.
- Steuern und Abgaben des Mandanten: laufen nicht über Ihre Kasse, wenn es sich vermeiden lässt – und wenn doch, erscheinen sie separat in der Abrechnung.
Die Vermischung der drei zu „einem runden Betrag“ ist der Grund, warum der Mandant glaubt, Ihre Gebühr sei doppelt so hoch wie tatsächlich – und der Grund, warum Sie nicht wissen, ob die Akte wirtschaftlich war.
Ein Vorschuss ist keine Unhöflichkeit
Bei Urkunden mit erheblichen vorzustreckenden Auslagen oder viel Vorbereitung ist ein Vorschuss selbstverständliche berufliche Praxis: Er deckt die Kosten, die Sie aus eigener Tasche vorlegen, und bindet den Mandanten, der „es sich noch überlegen und sich melden“ will. Ein vernünftiges Modell: Auslagen bei Auftragserteilung, Rest bei Unterzeichnung.
Unbezahlte Urkunden sind ein Erfassungsproblem
Selten weigert sich jemand, den Notar zu bezahlen. Meist hat ihn einfach niemand noch einmal daran erinnert: Die Urkunde wurde unterzeichnet, die Akte abgelegt, der Restbetrag vergessen. Eine Übersicht der offenen Posten pro Mandant – wer, wie viel, seit wann – ist alles, was es braucht, damit das nicht passiert.
In NotaryPro werden Gebühren und Auslagen direkt an der Urkunde aus Ihrer eigenen Preisliste erfasst, Vorschüsse werden automatisch verrechnet, und die offenen Posten jedes Auftraggebers sehen Sie auf einem Bildschirm – nicht in einer Tabelle, die „aktualisiert wird, wenn Zeit ist“.
Fazit
Schriftliche Kostenschätzung vor Aktenanlage, drei Spalten statt eines Betrags, Vorschuss, wo es sinnvoll ist, und ein wöchentlicher Blick auf die offenen Posten. Nichts davon erfordert Buchhaltungswissen – nur, dass jede Bewegung an dem Tag erfasst wird, an dem sie stattfindet.