Scadenzario degli adempimenti dello studio commercialista: come impostarlo

Ogni studio contabile conosce le scadenze. Nessuno studio salta un invio perché ignorava la data. Lo salta perché la data era nota ma il cliente non era nella lista — uno su quaranta, quello che non manda mai niente, quello entrato a marzo.

Quello che serve quindi non è un calendario delle scadenze. È uno scadenzario degli adempimenti per cliente. La differenza è tutto il lavoro. Nota: scadenze e adempimenti cambiano di continuo e vengono concesse proroghe — il vostro scadenzario è uno strumento organizzativo, la fonte ufficiale restano le comunicazioni dell’amministrazione fiscale del vostro Paese.

Il profilo degli adempimenti: una volta per cliente

Prima di qualsiasi scadenzario, ogni cliente ha bisogno di un elenco di cosa deve e con quale cadenza. Senza, lo scadenzario conosce solo le date e non a chi si riferiscono.

• Regime contabile e regime IVA — mensile, trimestrale, esente.
• Paghe: sì/no, numero di dipendenti, regimi particolari.
• Ritenute, imposta sui dividendi, tasse e diritti.
• Operazioni intracomunitarie e relativi elenchi.
• Annuali: dichiarazione della società, elenchi clienti-fornitori, bilancio dove richiesto, deposito al registro delle imprese.
• Non fiscali ma critiche: contributi previdenziali, licenze, rinnovi, contributi pubblici con rendicontazione.

Questo profilo si aggiorna ogni volta che cambia qualcosa nel cliente, non una sola volta all’ingresso. Il cliente che ha assunto il suo primo dipendente ha acquisito cinque nuovi adempimenti nello stesso giorno.

Due date, non una

La scadenza di invio non è la data in cui lavorate. Ogni adempimento ha una data interna — il giorno in cui deve essere pronto — e una scadenza ufficiale. La distanza tra le due non è un lusso: è la tenuta dello studio di fronte a un sistema che va giù l’ultimo giorno.

In pratica: data interna tre giorni lavorativi prima per gli invii ordinari, due settimane prima per quelli annuali. E una terza data, prima di tutte: entro quando deve essere arrivato il materiale dal cliente.

La tabella che dice la verità

Lo strumento utile non è un elenco di date — è una tabella con i clienti sulle righe e gli adempimenti del periodo sulle colonne, e ogni cella in uno di quattro stati:

1. Materiale non arrivato — la categoria da svuotare per prima.
2. Arrivato, non registrato.
3. Registrato, non inviato.
4. Inviato — con data e numero di protocollo.

Il motivo per cui funziona: vi mostra le celle vuote. Un elenco di scadenze non vi mostra mai chi manca, perché chi manca semplicemente non compare da nessuna parte.

Chi controlla cosa

• Ogni giorno: cosa è scaduto ieri e non è stato segnato come inviato.
• Ogni lunedì: tutti gli adempimenti dei prossimi dieci giorni, per addetto, e quali clienti non hanno mandato il materiale.
• All’inizio di ogni mese: i clienti che hanno cambiato qualcosa il mese precedente — apertura, assunzione, variazione — e il cui profilo non è stato aggiornato.
• Quindici giorni prima di ogni grande scadenza annuale: quali fascicoli sono ancora incompleti.

La proroga non è un regalo

Ogni proroga sembra un sollievo ed è in realtà lo spostamento dello stesso carico su meno giorni, di solito a ridosso della scadenza successiva. Il modo per non pagarla: mantenete la vostra data interna. Lo studio lavora con il proprio cronoprogramma e la proroga resta una riserva di sicurezza per i clienti che ritarderanno.

Lo stesso vale per le piattaforme: nelle ultime ore di una scadenza il sistema è lento o fuori servizio, e questo non è un argomento valido con nessuno.

Cosa resta registrato dopo l’invio

Data, numero di protocollo, chi l’ha eseguito e la ricevuta. E per le integrative, il motivo. Due anni dopo, durante un controllo, la domanda non sarà se è stato inviato ma perché è stato inviato una seconda volta.

In TaxPro gli adempimenti sono agganciati alla scheda di ogni cliente e non a un calendario comune, così la tabella «chi manca» si genera da sola e il promemoria arriva all’addetto che segue quel cliente.

Conclusione

Partite dal profilo degli adempimenti per cliente, non dal calendario. Tenete una data interna separata da quella ufficiale. E controllate le celle vuote — perché il problema non è mai la scadenza che conoscete, ma il cliente che non è comparso nella lista.