Preisgestaltung für Softwareentwickler: Stundensatz, Festpreis oder Retainer?

Die Schwierigkeit bei der Preisgestaltung in der Softwareentwicklung ist nicht der Betrag – sondern dass Sie etwas verkaufen, dessen Konzeption noch nicht abgeschlossen ist, wenn Sie es kalkulieren. Der Kunde will „eine App für die Bestellungen“, Sie nennen eine Zahl, und drei Wochen später hat die „eine App“ Benutzerrollen, Druckfunktionen und eine Anbindung an seine Buchhaltung bekommen.

Die drei Abrechnungsmodelle sind keine Geschmacksfrage: Jedes verlagert das Risiko des Unbekannten an eine andere Stelle.

Die drei Modelle

• Stundensatz (Time & Materials): Sie rechnen die geleisteten Stunden ab. Das Risiko des Unbekannten trägt der Kunde.
• Festpreis (Fixed Price): Sie vereinbaren einen Betrag für einen bestimmten Umfang. Das Risiko tragen Sie.
• Retainer / Wartungsvertrag: ein fester Monatsbetrag für Verfügbarkeit, Updates und eine vereinbarte Stundenzahl. Das Risiko wird geteilt.

Wann der Stundensatz passt

Wenn sich der Umfang nicht festschreiben lässt: Weiterentwicklung eines bestehenden Systems, Einarbeitung in fremden Code, Datenmigration aus einer Datenbank, die nie jemand dokumentiert hat. Ein Festpreis ist dort nur eine Wette mit sich selbst.

Die Bedingung, damit es funktioniert: Der Kunde muss sehen, wohin die Stunden gehen. Eine Rechnung über „84 Stunden im Juli“ ohne Aufschlüsselung führt jeden Monat zur selben Diskussion. Eine Rechnung mit den Aufgaben und ihren Stunden führt zu keiner.

Wann der Festpreis passt

Wenn Sie etwas Ähnliches schon gemacht haben und wissen, wo sich die Stunden verstecken: eine Unternehmenswebsite, ein Onlineshop auf einer bekannten Plattform, eine Schnittstelle, die Sie bereits zweimal umgesetzt haben. Drei Regeln halten ihn gesund:

1. Das Paket beschreibt Lieferumfänge, keine Absichten: „bis zu 5 Seiten“, „ein Kontaktformular“, „zwei Korrekturschleifen“.
2. Es ist schriftlich festgehalten, was nicht enthalten ist. Diese Zeile rettet Sie, nicht die Liste dessen, was enthalten ist.
3. Jede Änderung des Umfangs wird ein eigenes Angebot, so klein sie auch sein mag. Die zweite „kleine Ergänzung“ ist immer der Anfang der dritten.

Und ein Puffer von 20–30 % auf Ihre Schätzung. Das ist keine Schlitzohrigkeit – das ist die Statistik des Berufs.

Der Retainer: Einkommen, das nicht von neuen Projekten abhängt

Jedes ausgelieferte Projekt hinterlässt etwas, das Pflege braucht: Sicherheitsupdates, Verlängerungen von Domain und Hosting, Backups, kleine Änderungen. Die meisten erledigen das kostenlos, weil es „nur fünf Minuten“ sind – und arbeiten am Ende einen Monat im Jahr umsonst.

Ein Wartungsvertrag macht daraus planbare Einnahmen. Ein Schema, das funktioniert: ein fester Betrag, der Updates, Monitoring und bis zu X Stunden kleiner Änderungen pro Monat abdeckt; alles darüber hinaus wird zum Stundensatz abgerechnet; die Reaktionszeit steht im Vertrag.

Wie Sie Ihren Stundensatz berechnen

Ihr Stundensatz ist nicht das Wunschgehalt geteilt durch 160. Abrechenbar ist ungefähr die Hälfte Ihrer Wochenstunden – der Rest geht für Angebote, Kommunikation, Buchhaltung und Weiterbildung drauf.

1. Angestrebtes Jahreseinkommen, netto.
2. Plus Sozialversicherung, Steuern, Steuerberatung, Ausstattung, Abos, Urlaub und Krankheit.
3. Geteilt durch die tatsächlich abrechenbaren Stunden des Jahres – nicht die Arbeitsstunden.

Beispiel: 1.100 abrechenbare Stunden im Jahr (rund 22 pro Woche) und ein Gesamtbedarf von 55.000 € ergeben einen Stundensatz von 50 €. Würden Sie auf Basis von 1.800 Arbeitsstunden rechnen, kämen Sie auf 30 € – und würden mit Verlust arbeiten, ohne es zu merken.

Denken Sie daran, dass Ihre Preise netto vor Umsatzsteuer sind und dass Belege je nach Land elektronisch an die Steuerbehörde gemeldet werden (in Griechenland etwa über myDATA): Der Preis, den Sie dem Kunden nennen, und der Preis, den Sie in Rechnung stellen, müssen dasselbe Gespräch sein.

Was im Angebot stehen muss

1. Was geliefert wird, in überprüfbarer Form („funktioniert auf dem Smartphone“, nicht „modernes Design“).
2. Was ausdrücklich nicht enthalten ist: Texte, Fotos, Übersetzungen, Anwenderschulung.
3. Zeitplan mit seinen Abhängigkeiten: wann Sie Material und Zugänge vom Kunden brauchen.
4. Zahlung in Raten, die an Meilensteine gebunden sind, mit Anzahlung zum Start.
5. Wem der Code gehört und was mit Drittanbieter-Konten passiert (Hosting, Domain, Zahlungsdienste).
6. Was nach der Übergabe gilt: Gewährleistungszeitraum für Fehlerbehebung und Wartungsbedingungen.

Ohne erfasste Stunden lässt sich kein Preis überprüfen

Alle drei Modelle beruhen auf demselben: zu wissen, wie viele Stunden ein Projekt am Ende gekostet hat. Ohne das wird der Stundensatz aus dem Gedächtnis abgerechnet, der Festpreis nie nach oben korrigiert, und der Retainer frisst Stunden, die niemand gemessen hat.

In CodePro wird die Zeit direkt an der Aufgabe und ihrem Projekt erfasst, das genehmigte Angebot wird zum Projekt mit seinen Aufgaben, und der offene Saldo jedes Kunden aktualisiert sich von selbst. So schreiben Sie das nächste Angebot mit Daten, nicht nach Gefühl.

Was Sie jeden Monat im Blick behalten

• Abrechenbare Stunden im Verhältnis zu allen Stunden – der Prozentsatz, der die ganze Wahrheit verrät.
• Geschätzte gegenüber tatsächlichen Stunden pro Projekt; die Differenz ist Ihr nächstes Angebot.
• Offene Salden pro Kunde, sortiert nach Alter.
• Einnahmen aus Wartungsverträgen – der Teil des Umsatzes, der nicht jeden Monat bei null beginnt.

Fazit

Wählen Sie das Modell danach, wie viel Unbekanntes im Projekt steckt, nicht danach, was der Kunde verlangt hat. Schreiben Sie ins Angebot, was nicht enthalten ist. Und messen Sie Ihre Stunden – sie sind das Einzige, was Ihren nächsten Preis treffsicherer macht als den letzten.