Πολιτική Απορρήτου

Ποιοι είμαστε

Το CRM FLOW (crmflow.io) είναι υπηρεσία λογισμικού της VAULT DESK, SINGLE MEMBER P.C., με έδρα Αρχαίου Θεάτρου 59, Αθήνα 136 75, Ελλάδα και αριθμό ΓΕΜΗ 163840403000. Όπου παρακάτω λέμε «εμείς» ή «CRM FLOW», εννοούμε αυτή την εταιρεία, που ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας κατά τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ / EE 2016/679).

Για κάθε ζήτημα προστασίας δεδομένων — ερώτηση, αίτημα ή καταγγελία — γράψτε μας στο info@crmflow.io. Τα αιτήματα των υποκειμένων τα χειρίζεται η ομάδα μας στη διεύθυνση αυτή.

Οι δύο ρόλοι μας

Ο ΓΚΠΔ ξεχωρίζει δύο ρόλους. Το CRM FLOW έχει και τους δύο, σε διαφορετικά δεδομένα — και η διάκριση καθορίζει σε ποιον απευθύνεστε για τι.

• Υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δικά σας δεδομένα ως συνδρομητή: λογαριασμός, στοιχεία επιχείρησης, συνδρομή, επικοινωνία μαζί μας, τεχνικά αρχεία καταγραφής. Εδώ αποφασίζουμε εμείς τους σκοπούς και τα μέσα της επεξεργασίας.
• Εκτελών την επεξεργασία για ό,τι καταχωρείτε εσείς μέσα στην εφαρμογή για τους δικούς σας πελάτες ή ασθενείς. Υπεύθυνος επεξεργασίας εκεί είστε εσείς· εμείς επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα αυτά μόνο κατ’ εντολή σας, για να λειτουργήσει η υπηρεσία.

Οι όροι της επεξεργασίας κατ’ εντολή σας (άρθρο 28 ΓΚΠΔ) βρίσκονται στην ενότητα «Επεξεργασία δεδομένων για λογαριασμό σας» των Όρων Χρήσης και αποτελούν τη σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων μεταξύ μας — δεν χρειάζεται να υπογράψετε χωριστό κείμενο.

Δεδομένα που συλλέγουμε για εσάς

Λογαριασμός

• Ονοματεπώνυμο ή όνομα εμφάνισης, όνομα χρήστη, επωνυμία επιχείρησης, ρόλος στην ομάδα.
• Γλώσσα και έκδοση (επάγγελμα) που επιλέξατε.
• Ο κωδικός σας αποθηκεύεται μόνο ως κρυπτογραφική σύνοψη. Δεν τον γνωρίζουμε και δεν μπορούμε να τον ανακτήσουμε.

Σύνδεση με Google (προαιρετικά)

Αν επιλέξετε «Συνέχεια με Google», λαμβάνουμε από τη Google το αναγνωριστικό του λογαριασμού, τη διεύθυνση email και το όνομά σας, ώστε να δημιουργηθεί ή να συνδεθεί ο λογαριασμός σας. Δεν αποκτούμε πρόσβαση σε κανένα άλλο δεδομένο του λογαριασμού σας Google.

Συνδρομή και πληρωμές

Οι πληρωμές γίνονται μέσω του Polar, που λειτουργεί ως Merchant of Record: εκείνο συλλέγει τα στοιχεία πληρωμής, εκδίδει τα παραστατικά και αποδίδει τους φόρους. Στοιχεία κάρτας δεν φτάνουν ποτέ στους διακομιστές μας. Από το Polar λαμβάνουμε την κατάσταση της συνδρομής σας — έκδοση, πλάνο, ημερομηνίες, επιτυχία ή αποτυχία χρέωσης — και τα στοιχεία τιμολόγησης που δηλώσατε εκεί.

Χρήση και τεχνικά αρχεία

Οι διακομιστές μας καταγράφουν διεύθυνση IP, τύπο και έκδοση προγράμματος περιήγησης, ώρα και είδος του αιτήματος. Τα αρχεία αυτά χρησιμεύουν στην ασφάλεια, στον εντοπισμό σφαλμάτων και στην αντιμετώπιση κατάχρησης — όχι στη δημιουργία προφίλ.

Επικοινωνία

Ό,τι μας στέλνετε με email: το κρατάμε όσο χρειάζεται για να απαντήσουμε και για την τεκμηρίωση της υπόθεσης.

Δεδομένα που καταχωρείτε για τους πελάτες σας

Η εφαρμογή υπάρχει για να κρατάτε το αρχείο της δουλειάς σας. Ό,τι γράφετε εκεί ανήκει σε εσάς και μένει δικό σας.

• Στοιχεία πελατών ή ασθενών: ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο, email, διεύθυνση, ΑΦΜ και λοιπά στοιχεία τιμολόγησης.
• Ραντεβού, εργασίες, ιστορικό επισκέψεων, σημειώσεις, φωτογραφίες και αρχεία που ανεβάζετε.
• Χρεώσεις, πληρωμές και υπόλοιπα ανά πελάτη.
• Ανάλογα με την έκδοση: οδοντόγραμμα και κλινικές σημειώσεις (DentalPro), σημειώσεις συνεδριών (PhysioPro), στοιχεία υπόθεσης και προθεσμίες (LawPro), φορολογικά στοιχεία πελατών (TaxPro), δελτία εργασίας, μετρήσεις και ΥΔΕ (PlumbPro, ElectroPro).
• Λογαριασμοί του προσωπικού σας και τα δικαιώματα πρόσβασής τους.

Μέρος αυτών είναι δεδομένα ειδικών κατηγοριών κατά το άρθρο 9 ΓΚΠΔ — δεδομένα υγείας στο DentalPro και στο PhysioPro — ή καλύπτονται από επαγγελματικό απόρρητο (LawPro, TaxPro). Δεν τα χρησιμοποιούμε για κανέναν δικό μας σκοπό: δεν τα διαβάζουμε, δεν τα αναλύουμε, δεν τα πουλάμε και δεν εκπαιδεύουμε μοντέλα τεχνητής νοημοσύνης πάνω σε αυτά. Το προσωπικό μας αποκτά πρόσβαση μόνο όταν τη ζητήσετε εσείς για υποστήριξη, και μόνο στην έκταση που χρειάζεται για να λυθεί το πρόβλημα.

Φωνητική καταγραφή

Όταν χρησιμοποιείτε την υπαγόρευση, το ηχητικό απόσπασμα στέλνεται στον διακομιστή μας και από εκεί στο ElevenLabs (Scribe) για μετατροπή σε κείμενο. Επιστρέφει το κείμενο, το οποίο αποθηκεύεται στην καρτέλα· το ηχητικό δεν τηρείται από εμάς. Οι φωνητικές εντολές πλοήγησης χρησιμοποιούν το Web Speech API του ίδιου του προγράμματος περιήγησης — στον Chrome αυτό σημαίνει ότι ο ήχος επεξεργάζεται από τη Google, σύμφωνα με τη δική της πολιτική.

Υπενθυμίσεις SMS

Αν ενεργοποιήσετε τις υπενθυμίσεις SMS, ο αριθμός του πελάτη και το κείμενο του μηνύματος διαβιβάζονται στον πάροχο SMS που χρησιμοποιούμε, αποκλειστικά για την αποστολή. Οι υπενθυμίσεις μέσα στην εφαρμογή και με email δεν περνούν από τρίτο πάροχο.

Σε ποια νομική βάση στηριζόμαστε

• Εκτέλεση σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β): δημιουργία και λειτουργία του λογαριασμού, παροχή της υπηρεσίας, χρέωση, υποστήριξη.
• Έννομο συμφέρον (στοιχ. στ): ασφάλεια της πλατφόρμας, πρόληψη κατάχρησης, αρχεία καταγραφής, συγκεντρωτικά στατιστικά και βελτίωση της υπηρεσίας.
• Νομική υποχρέωση (στοιχ. γ): φορολογικά και λογιστικά αρχεία.
• Συγκατάθεση (στοιχ. α): μόνο όπου τη ζητάμε ρητά, π.χ. για ενημερωτικά email. Μπορείτε να την ανακαλέσετε οποτεδήποτε, χωρίς να θιγεί η νομιμότητα της προηγούμενης επεξεργασίας.

Για τα δεδομένα των πελατών σας τη νομική βάση την ορίζετε εσείς ως υπεύθυνος επεξεργασίας — συνήθως η σύμβαση μαζί τους, η νομική σας υποχρέωση τήρησης αρχείου ή, για δεδομένα υγείας, το άρθρο 9 παρ. 2 στοιχ. η΄ ΓΚΠΔ.

Cookies και τοπική αποθήκευση

Δεν χρησιμοποιούμε διαφημιστικά cookies ούτε cookies παρακολούθησης τρίτων. Γι’ αυτό δεν θα δείτε banner συγκατάθεσης: όσα χρησιμοποιούμε είναι απολύτως απαραίτητα για τη λειτουργία και δεν απαιτούν συγκατάθεση.

• Cookie συνεδρίας — σας κρατά συνδεδεμένο. Λήγει με την αποσύνδεση ή με τη λήξη της συνεδρίας.
• XSRF-TOKEN — προστασία από επιθέσεις πλαστογράφησης αιτήματος (CSRF).
• cf_trade — θυμάται το επάγγελμα που επιλέξατε στις δημόσιες σελίδες, ώστε η επόμενη επίσκεψη να ανοίγει στη σωστή έκδοση. Διάρκεια 180 ημέρες, χωρίς προσωπικά στοιχεία.

Στην τοπική αποθήκευση του προγράμματος περιήγησης κρατάμε επίσης την επιλογή επαγγέλματος και τη ρύθμιση της φωνητικής λειτουργίας. Οι πρόχειρες σημειώσεις της καρέκλας ζουν στο sessionStorage: σβήνονται με το κλείσιμο της καρτέλας και ρητά κατά την αποσύνδεση, ώστε να μην τις βρίσκει ο επόμενος χρήστης ενός κοινόχρηστου υπολογιστή.

Στατιστικά επισκεψιμότητας

Στις δημόσιες σελίδες χρησιμοποιούμε το Piqo, εργαλείο στατιστικών χωρίς cookies, που δεν χτίζει προφίλ και δεν παρακολουθεί τους επισκέπτες από ιστότοπο σε ιστότοπο. Βλέπουμε σύνολα — προβολές σελίδων, προελεύσεις, χώρα — όχι πρόσωπα. Μέσα στην εφαρμογή δεν τρέχει κανένα εργαλείο στατιστικών.

Πού φιλοξενούνται και πώς προστατεύονται

Η εφαρμογή, η βάση δεδομένων και τα αρχεία που ανεβάζετε φιλοξενούνται σε υποδομή Amazon Web Services (AWS) εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

• Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (TLS) και κατά την αποθήκευση.
• Κωδικοί αποθηκευμένοι μόνο ως κρυπτογραφική σύνοψη.
• Έλεγχος πρόσβασης ανά ρόλο, ώστε κάθε συνεργάτης σας να βλέπει όσα του αναλογούν.
• Προστασία CSRF και cookies συνεδρίας με σήμανση ασφαλείας.
• Τακτικά αντίγραφα ασφαλείας, ώστε τα δεδομένα να μην εξαρτώνται από ένα μηχάνημα.

Καμία υπηρεσία δεν είναι απρόσβλητη. Αν συμβεί παραβίαση που αφορά δεδομένα σας, θα σας ενημερώσουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και με όσα στοιχεία χρειάζεστε για να εκπληρώσετε τις δικές σας υποχρεώσεις γνωστοποίησης (άρθρα 33 και 34 ΓΚΠΔ).

Ποιοι άλλοι επεξεργάζονται δεδομένα

Δεν πουλάμε δεδομένα και δεν τα παραχωρούμε για διαφήμιση. Τα μοιραζόμαστε μόνο με συνεργάτες απαραίτητους για τη λειτουργία, δεσμευμένους με σύμβαση επεξεργασίας και με υποχρέωση εχεμύθειας:

• Amazon Web Services — φιλοξενία και αντίγραφα ασφαλείας (Ευρωπαϊκή Ένωση).
• Polar — πληρωμές, συνδρομές και τιμολόγηση, ως Merchant of Record.
• ElevenLabs — μετατροπή ομιλίας σε κείμενο για την υπαγόρευση.
• Google — μόνο αν χρησιμοποιήσετε τη σύνδεση με Google ή τις φωνητικές εντολές σε πρόγραμμα περιήγησης Chrome.
• Πάροχος SMS — αποστολή των υπενθυμίσεων, εφόσον τις ενεργοποιήσετε.
• Piqo — στατιστικά των δημόσιων σελίδων, χωρίς cookies.

Ενημερωμένος κατάλογος των υπεργολάβων, με τα στοιχεία και τον ρόλο του καθενός, διατίθεται κατόπιν αιτήματος στο info@crmflow.io. Δεδομένα διαβιβάζονται σε δημόσιες αρχές μόνο όταν το επιβάλλει ο νόμος ή δικαστική απόφαση.

Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ

Τα δεδομένα της εφαρμογής μένουν εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ορισμένοι από τους παραπάνω συνεργάτες (Polar, ElevenLabs, Google) ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα και εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Σε αυτές τις περιπτώσεις η διαβίβαση στηρίζεται σε απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες, με τα πρόσθετα τεχνικά μέτρα που αυτές απαιτούν.

Πόσο κρατάμε τα δεδομένα

• Δεδομένα λογαριασμού: όσο διαρκεί η συνδρομή σας.
• Δεδομένα των πελατών σας: όσο διατηρείτε τον λογαριασμό. Μετά τη λήξη ή τη διαγραφή του, μένουν διαθέσιμα για εξαγωγή επί 30 ημέρες και στη συνέχεια διαγράφονται οριστικά από τα ενεργά συστήματα — και από τα αντίγραφα ασφαλείας στον επόμενο κύκλο ανανέωσής τους.
• Παραστατικά και φορολογικά αρχεία: όσο επιβάλλει η φορολογική νομοθεσία, κατά κανόνα πέντε έτη.
• Αρχεία καταγραφής διακομιστή: έως 12 μήνες.
• Αλληλογραφία υποστήριξης: έως 24 μήνες από το κλείσιμο του αιτήματος.

Τα δικαιώματά σας

Ως υποκείμενο των δεδομένων έχετε δικαίωμα:

• Πρόσβασης — να μάθετε ποια δεδομένα σας τηρούμε και να λάβετε αντίγραφο.
• Διόρθωσης — να διορθώσετε ανακριβή ή ελλιπή στοιχεία.
• Διαγραφής — να ζητήσετε τη διαγραφή τους, εφόσον δεν υπάρχει νόμιμος λόγος διατήρησης.
• Περιορισμού της επεξεργασίας και εναντίωσης σε αυτήν.
• Φορητότητας — να λάβετε τα δεδομένα σας σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο μορφότυπο. Η εξαγωγή είναι διαθέσιμη και μέσα από την εφαρμογή.
• Ανάκλησης της συγκατάθεσης, όπου η επεξεργασία στηρίζεται σε αυτήν.

Ασκείτε τα δικαιώματα αυτά στο info@crmflow.io. Απαντάμε εντός ενός μηνός· αν το αίτημα είναι σύνθετο, η προθεσμία μπορεί να παραταθεί κατά δύο μήνες, με ενημέρωσή σας. Η υπηρεσία δεν λαμβάνει αποφάσεις αποκλειστικά με αυτοματοποιημένη επεξεργασία που να παράγουν έννομα αποτελέσματα για εσάς.

Αν είστε πελάτης ή ασθενής επαγγελματία που χρησιμοποιεί το CRM FLOW, το αίτημά σας απευθύνεται σε εκείνον — αυτός είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων σας. Εμείς θα τον συνδράμουμε ώστε να σας απαντήσει.

Δικαίωμα καταγγελίας

Αν θεωρείτε ότι επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας παράνομα, μπορείτε να προσφύγετε στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα, www.dpa.gr) ή στην εποπτική αρχή της χώρας διαμονής σας. Θα χαρούμε πάντως να μας δώσετε πρώτα την ευκαιρία να το διορθώσουμε.

Ανήλικοι

Η υπηρεσία απευθύνεται σε επαγγελματίες και δεν προορίζεται για χρήση από ανηλίκους· δεν δημιουργούμε εν γνώσει μας λογαριασμούς σε πρόσωπα κάτω των 18 ετών. Οι καρτέλες ανήλικων πελατών ή ασθενών που καταχωρείτε εσείς είναι διαφορετικό ζήτημα: εκεί την ενημέρωση και τη συγκατάθεση των ασκούντων τη γονική μέριμνα τη διαχειρίζεστε εσείς, ως υπεύθυνος επεξεργασίας.

Αλλαγές στην πολιτική

Αν αλλάξει κάτι ουσιώδες — νέος υπεργολάβος, νέος σκοπός επεξεργασίας — θα ενημερώσουμε αυτή τη σελίδα και την ημερομηνία στην κορυφή της. Για σημαντικές αλλαγές θα σας ειδοποιήσουμε επιπλέον με email ή μήνυμα μέσα στην εφαρμογή, τουλάχιστον 30 ημέρες πριν τεθούν σε ισχύ.

Επικοινωνία

VAULT DESK, SINGLE MEMBER P.C. · Αρχαίου Θεάτρου 59, Αθήνα 136 75, Ελλάδα · ΓΕΜΗ 163840403000 · info@crmflow.io