Fascicolo dell’atto notarile: cosa contiene e come si organizza

La verifica per capire se un fascicolo è organizzato bene è una sola: la vostra collaboratrice può rispondere alla parte che telefona chiedendo «quando firmiamo?» senza chiederlo a voi? Se la risposta vive solo nella vostra testa, non avete un fascicolo — avete una pila di documenti.

La copertina: ciò che deve vedersi senza aprire

• Tipo di atto in una riga: compravendita, donazione ai figli, accettazione di eredità, procura.
• Parti con dati identificativi completi e codice fiscale.
• Fase: raccolta documenti, verifica, pronto per la firma, firmato, trascritto.
• Data prevista per la firma — e cosa deve essere arrivato entro allora.
• Chi segue il fascicolo all’interno dello studio.

La lista dei documenti è il cuore del fascicolo

Nessun atto ritarda perché non avete fatto in tempo a redigerlo. Ritarda perché manca un documento — un certificato di regolarità, l’attestazione dell’imposta sugli immobili (in Grecia, il certificato ENFIA), una dichiarazione del tecnico. Per questo la lista dei documenti ha bisogno di tre colonne: cosa serve, chi lo porta e quando è arrivato.

• I documenti con data di scadenza (certificati di regolarità, attestazioni) si annotano con la loro data — un certificato scaduto è come se non fosse mai arrivato.
• Accanto a ciò che manca ci sono nome e telefono: chi chiamate quando passa la settimana.
• La lista cambia a seconda del tipo di atto — tenete liste modello per categoria e copiatele, non riscrivetele.

Lo storico delle comunicazioni evita i malintesi

La parte a cui «non avete mai detto» che serviva la dichiarazione del tecnico si gestisce con una riga scritta il giorno in cui gliel’avete detto. Ogni telefonata in cui si chiede o si promette qualcosa merita una nota con la data — soprattutto quando l’atto ha due parti che si aspettano a vicenda.

Carta e digitale insieme

Gli originali restano su carta — questo non cambia. Cambia il posto in cui vive il quadro del fascicolo: fase, sospesi, appuntamenti e comunicazioni appartengono a un unico punto digitale aggiornato nel momento in cui accadono. Se il digitale non sa che la procura è arrivata ieri, nessuno in studio lo sa tranne voi.

In NotaryPro ogni atto ha un fascicolo con fase, lista dei documenti, appuntamenti e note nella stessa scheda — così alla domanda «a che punto siamo?» si risponde da un’unica schermata, chiunque sia in studio.

La riservatezza non è una questione di serrature

Un fascicolo notarile contiene dati patrimoniali, rapporti familiari e dati fiscali. Tre cose coprono l’essenziale: accesso solo a chi segue il fascicolo, nessun invio di documenti su canali non protetti e una procedura chiara di archiviazione quando l’atto è stato trascritto.

Conclusione

Organizzate il fascicolo per la persona che lo aprirà senza di voi. Tenete viva la lista dei documenti — con date e nomi, non solo spunte. E annotate le comunicazioni il giorno stesso, perché la firma rinviata «perché qualcuno non era stato avvisato» agli occhi del cliente è sempre un vostro ritardo.