Ficha de clienta en un salón de uñas: qué merece la pena anotar

En un salón de uñas, la memoria funciona bien hasta las treinta clientas. A partir de ahí empiezan las preguntas sin respuesta: cuál era aquel esmalte nude que tanto le gustó, por qué la aplicación anterior se levantó a las dos semanas, si la señora que viene a las seis es la que reaccionó a un primer.

La ficha no es burocracia: es la razón por la que la segunda visita sale mejor que la primera. Y es lo único que hace que el salón funcione igual cuando usted no está o cuando trabaja una segunda persona.

Los datos fijos: se escriben una sola vez

• Nombre, apellidos y móvil. El móvil es la clave: de él dependen los recordatorios y las cancelaciones.
• Sensibilidades y reacciones. Acrílico, gel, primer, pegamento, aceites esenciales en el masaje de manos. Anote el producto y la reacción, no solo «tiene alergia».
• Situaciones que cambian la aplicación. Onicofagia, psoriasis, diabetes, embarazo, medicamentos que debilitan las uñas. Usted no diagnostica: registra lo que le contó la clienta y lo que cambió por ello.
• Profesión o día a día, cuando importa: cocina, limpieza, gimnasio, teclado todo el día. Explica por qué ciertos largos sencillamente no aguantan.
• Cómo la conoció. Recomendación, Instagram, de paso. Dos palabras que dentro de seis meses le dirán dónde merece la pena invertir su tiempo.

Los datos de cada visita: la esencia de la ficha

Una línea por cita. Si falta alguno de estos datos, la próxima vez volverá a preguntar algo que la clienta da por hecho que usted ya sabe:

• Fecha y qué se hizo: aplicación nueva, relleno, retirada, manicura, pedicura.
• Materiales y referencias: marca y tono, base, top coat, tamaño de tip o molde. La referencia del color vale más que su descripción.
• Forma y largo con los que trabajó.
• Cuánto tiempo llevó en realidad. Es la cifra sobre la que construirá su lista de precios y su agenda.
• Cómo aguantó desde la última vez: levantamiento, roturas, color apagado, y en qué dedo.
• Qué dijo la clienta: «un poco más corto», «no tan cuadrado». Es el guion de la próxima visita.

Las fotos: dos, no veinte

Una foto al final de cada aplicación lo cubre todo: usted recuerda el resultado, la clienta puede volver a pedirlo sin descripciones y tiene material para redes sociales sin montar una sesión de fotos.

Hay dos cosas que marcan la diferencia. Primero, pida permiso antes de publicar: una foto de unas manos con las joyas de la clienta es un dato personal, no una muestra de trabajo. Segundo, guarde la foto dentro de la ficha, no en un álbum de 4.000 imágenes en el móvil donde nunca volverá a encontrarla.

Cuándo se rellena

No por la noche. Por la noche recuerda el color, pero no de quién, y al cabo de dos noches no recuerda nada. La ficha se rellena en los dos últimos minutos de la cita, mientras la clienta se seca las uñas o paga.

Por eso la ficha tiene que ser breve. Un formulario con dieciocho campos no se rellena nunca; seis campos y una foto se rellenan siempre.

Lo que le da la ficha al cabo de un año

• Frecuencia de visita por clienta. Quién viene cada tres semanas y quién lleva dos meses sin aparecer: a esta segunda vale la pena enviarle un mensaje.
• Duración real de cada servicio, y por tanto una agenda bien hecha y una lista de precios que sale rentable.
• Qué materiales aguantan en cada tipo de uña. Sus pedidos dejan de ser una apuesta.
• Qué servicios generan la facturación: a menudo no son los que usted cree.

Unas palabras sobre los datos personales

Todo lo que guarda sobre una clienta es un dato personal, y los datos de salud —una alergia, un embarazo— son una categoría especial. No hace falta un expediente de cumplimiento; hacen falta tres cosas: guardar solo lo que realmente usa, que el archivo no esté a la vista de cualquiera que pase por el mostrador y saber borrar la ficha si la clienta se lo pide.

En NailPro, la ficha, el historial de aplicaciones, las fotos y las citas de cada clienta están en una sola pantalla, y el recordatorio sale solo antes de la siguiente cita: así el registro se hace justo donde usted ya está mirando.

Conclusión

Pocos campos, y siempre rellenos. La ficha que se completa en dos minutos vale diez veces más que la ficha perfecta que se queda vacía, porque al cabo de un año es lo único que distingue un salón de una simple cita.