Ficha del cliente en un centro de masajes: valoración, consentimiento e historial
Qué se rellena en la primera visita, qué preguntas de salud tienen sentido, por qué el consentimiento va por escrito y qué anotar después de cada sesión.
En un centro de masajes y bienestar, la ficha del cliente resuelve dos problemas completamente distintos. El primero es la seguridad: hay situaciones en las que una presión o una zona no se trabajan. El segundo es la continuidad: la segunda sesión tiene que empezar donde terminó la primera, no desde cero.
Que quede claro desde el principio: hablamos de servicios de bienestar y relajación, no de práctica clínica. No diagnostica ni sustituye al médico, y precisamente por eso la ficha tiene que mostrar dónde se detiene usted y cuándo deriva.
La primera visita: qué se rellena antes de la camilla
- Datos de contacto y móvil: a él van ligados los recordatorios.
- Qué trae al cliente: tensión en los hombros, trabajo sedentario, sueño, relajación, recuperación tras el ejercicio.
- Condiciones de salud que cambian la sesión (ver más abajo).
- Medicamentos relevantes: anticoagulantes, corticoides, fármacos que afectan a la tensión arterial.
- Lesiones, cirugías o fracturas recientes, con su fecha.
- Preferencias: intensidad, zonas que no quiere que se toquen, aceites y aromas, temperatura, música, conversación o silencio.
La última línea es la que marca la diferencia en la experiencia. Un cliente que no ha tenido que repetir que no quiere lavanda y que prefiere que no le toquen el abdomen ya tiene un motivo para volver.
Las preguntas de salud que tienen sentido
Un cuestionario de tres páginas ni se rellena ni se lee. Necesita las pocas preguntas que cambian de verdad lo que va a hacer:
- Embarazo o parto reciente.
- Problemas cardiovasculares, hipertensión, trombosis o antecedentes de trombosis.
- Problemas de piel, heridas abiertas, quemaduras, infecciones.
- Osteoporosis, hernias discales, fracturas recientes, material de osteosíntesis.
- Diabetes y neuropatía: alteran la percepción de la presión.
- Antecedentes oncológicos o tratamiento en curso.
- Fiebre o inflamación aguda hoy.
- Alergias a aceites, ceras o aromas.
Junto a cada «sí» hace falta una línea: qué más preguntó y qué cambió en la sesión. Esa línea es su criterio profesional por escrito, y es lo único que demuestra que no lo pasó por alto.
Cuándo no hacer la sesión
La regla más difícil de un centro de bienestar es el «hoy no». Fiebre, inflamación aguda, dolor intenso sin explicación, una lesión de piel sospechosa, una situación que el cliente no ha consultado con un médico: lo correcto es aplazar y derivar, no hacer una sesión más suave.
Anótelo en la ficha cuando ocurra. El cliente lo recordará como interés, no como rechazo, y usted tendrá el registro si alguna vez lo necesita.
El consentimiento: por escrito, una vez y con renovación
El formulario de consentimiento no es un truco legal; es la versión escrita de la conversación que ya tiene con el cliente. Cubre cuatro cosas:
- Qué es el servicio y qué no es: un servicio de bienestar, no un acto médico ni un diagnóstico.
- Que el cliente ha declarado sus condiciones de salud y avisará si algo cambia.
- Que puede pedir que se cambie la intensidad o que se interrumpa la sesión en cualquier momento.
- Cómo se conservan sus datos y cómo se borran si lo solicita.
Se renueva cuando cambia algo importante y, como práctica, una vez al año para los clientes habituales, porque el historial de salud de 2024 no es el de hoy.
Después de cada sesión: cuatro líneas
- Qué trabajó: zonas, técnica, duración.
- Intensidad y cómo la toleró el cliente.
- Qué encontró y qué comentó el cliente: dónde había tensión, qué cedió y qué no.
- Qué planea para la próxima vez y con qué intervalo.
Dos minutos mientras el cliente se viste. Por la noche no se escribe nada, y después de tres clientes nadie recuerda quién tenía qué.
Los datos de salud piden un poco más de cuidado
Todo lo que anota sobre la salud de un cliente es una categoría especial de datos personales. En la práctica bastan tres cosas: guardar solo lo que usa, que el registro no esté a la vista en la recepción ni en un ordenador compartido, y que exista una forma de borrar una ficha cuando se solicite.
En PhysioPro la ficha, el historial de sesiones, las notas y las citas del cliente están en una sola pantalla, con el historial de salud arriba del todo, así que el «¿qué habíamos hablado?» se responde antes de empezar la sesión.
Conclusión
Pocas preguntas que cambian de verdad la sesión, una línea por cada «sí», un consentimiento por escrito que se renueva y cuatro líneas después de cada visita. Eso es todo, y es la diferencia entre un masaje y una relación que dura años.