Kundenkartei in der Massagepraxis: Anamnese, Einwilligung, Verlauf

In einer Massage- und Wellnesspraxis löst die Kundenkartei zwei völlig verschiedene Probleme. Das erste ist Sicherheit: Es gibt Zustände, bei denen ein bestimmter Druck oder eine bestimmte Region nicht behandelt wird. Das zweite ist Kontinuität: Die zweite Sitzung sollte dort anfangen, wo die erste aufgehört hat, nicht wieder von vorn.

Vorab klargestellt: Es geht hier um Wellness- und Entspannungsangebote, nicht um klinische Behandlung. Sie stellen keine Diagnosen und ersetzen keinen Arzt – genau deshalb muss die Kartei zeigen, wo Sie aufhören und wann Sie weiterverweisen.

Der erste Besuch: was vor der Liege ausgefüllt wird

• Kontaktdaten und Handynummer – daran hängen die Erinnerungen.
• Was den Kunden herführt: Verspannung in den Schultern, sitzende Tätigkeit, Schlaf, Entspannung, Regeneration nach dem Sport.
• Gesundheitliche Zustände, die die Sitzung verändern (siehe unten).
• Relevante Medikamente – Gerinnungshemmer, Kortison, blutdruckwirksame Mittel.
• Kürzliche Verletzungen, Operationen oder Brüche, mit Zeitpunkt.
• Vorlieben: Intensität, Bereiche, die nicht berührt werden sollen, Öle und Düfte, Temperatur, Musik, Gespräch oder Ruhe.

Die letzte Zeile macht den Unterschied im Erlebnis. Ein Kunde, der nicht noch einmal sagen musste, dass er keinen Lavendel mag und den Bauch auslässt, hat schon einen Grund wiederzukommen.

Die Gesundheitsfragen, die Sinn ergeben

Einen dreiseitigen Fragebogen füllt niemand aus und liest niemand. Sie brauchen die wenigen Fragen, die wirklich verändern, was Sie tun werden:

1. Schwangerschaft oder kürzliche Entbindung.
2. Herz-Kreislauf-Erkrankungen, Bluthochdruck, Thrombose oder Thrombose in der Vorgeschichte.
3. Hautprobleme, offene Wunden, Verbrennungen, Infektionen.
4. Osteoporose, Bandscheibenschäden, kürzliche Brüche, Metallimplantate.
5. Diabetes und Neuropathie – sie verändern das Druckempfinden.
6. Krebserkrankung in der Vorgeschichte oder laufende Behandlung.
7. Fieber oder akute Entzündung am heutigen Tag.
8. Allergien gegen Öle, Wachse, Düfte.

Neben jedem „Ja“ braucht es eine Zeile: was Sie zusätzlich gefragt und was Sie an der Sitzung geändert haben. Diese Zeile ist Ihr dokumentiertes professionelles Urteil – und das Einzige, was zeigt, dass Sie es nicht übergangen haben.

Wann Sie die Sitzung nicht durchführen

Die schwierigste Regel einer Wellnesspraxis ist das „Heute nicht“. Fieber, akute Entzündung, unerklärliche starke Schmerzen, ein verdächtiger Hautbefund, ein Zustand, den der Kunde noch keinem Arzt gezeigt hat: Der richtige Schritt ist Verschieben und Weiterverweisen, nicht eine sanftere Sitzung.

Notieren Sie es in der Kartei, wenn es passiert. Der Kunde wird es als Fürsorge in Erinnerung behalten, nicht als Ablehnung – und Sie haben die Dokumentation, falls Sie sie je brauchen.

Die Einwilligung: schriftlich, einmal, mit Erneuerung

Die Einverständniserklärung ist kein juristischer Trick, sondern die schriftliche Fassung des Gesprächs, das Sie ohnehin führen. Sie deckt vier Dinge ab:

• Was die Leistung ist und was sie nicht ist – ein Wellnessangebot, keine medizinische Behandlung oder Diagnose.
• Dass der Kunde seine gesundheitlichen Zustände angegeben hat und Bescheid gibt, wenn sich etwas ändert.
• Dass er jederzeit eine andere Intensität oder einen Abbruch verlangen kann.
• Wie seine Daten aufbewahrt und auf Wunsch gelöscht werden.

Sie wird erneuert, wenn sich etwas Wesentliches ändert, und in der Praxis einmal im Jahr für Stammkunden – denn die Gesundheitsangaben von 2024 sind nicht die von heute.

Nach jeder Sitzung: vier Zeilen

• Was Sie behandelt haben – Bereiche, Technik, Dauer.
• Intensität und wie der Kunde sie vertragen hat.
• Was Sie festgestellt haben und was er berichtet hat: wo er verspannt war, was sich gelöst hat, was nicht.
• Was Sie für das nächste Mal planen und in welchem Abstand.

Zwei Minuten, während der Kunde sich anzieht. Abends wird nichts mehr geschrieben, und nach drei Kunden weiß niemand mehr, wer was hatte.

Gesundheitsdaten verdienen etwas mehr Sorgfalt

Alles, was Sie über die Gesundheit eines Kunden notieren, ist eine besondere Kategorie personenbezogener Daten. In der Praxis genügen drei Dinge: Bewahren Sie nur auf, was Sie auch nutzen, die Unterlagen sind weder an der Rezeption noch auf einem gemeinsam genutzten Computer einsehbar, und es gibt einen Weg, eine Kartei auf Wunsch zu löschen.

In PhysioPro liegen Kartei, Sitzungsverlauf, Notizen und Termine des Kunden auf einem Bildschirm, mit den Gesundheitsangaben ganz oben – so ist „Was hatten wir besprochen?“ beantwortet, bevor die Sitzung beginnt.

Fazit

Wenige Fragen, die die Sitzung wirklich verändern, eine Zeile zu jedem „Ja“, eine schriftliche Einwilligung, die erneuert wird, und vier Zeilen nach jedem Besuch. Das ist alles – und es ist der Unterschied zwischen einer Massage und einer Beziehung, die Jahre hält.