El expediente del asunto: qué debe contener y cómo se organiza

La prueba de si un expediente está bien organizado es una sola, y es dura: ¿puede un compañero que no sabe nada del asunto entender en quince minutos en qué punto está y cuál es el siguiente paso?

Si la respuesta depende de que usted esté presente, no tiene un expediente: tiene una colección de documentos. Y la diferencia se nota justo el día en que usted no está disponible.

La portada: lo que debe verse sin abrirlo

• Cliente y parte contraria, con todos sus datos de identificación.
• Objeto del encargo en una línea.
• Juzgado, procedimiento, número de autos y fecha de señalamiento.
• Responsable del asunto dentro del despacho.
• Próxima fecha y qué tiene que estar hecho para entonces.
• Fase: en estudio, en trámite, sentencia dictada, ejecución, concluido.

Las cinco partes del expediente

1. Encargo y honorarios: la hoja de encargo, el poder, las liquidaciones, las provisiones de fondos, los gastos.
2. Documentos del cliente: todo lo que le entregó, con fecha de recepción y nota de si es original o copia.
3. Escritos y actuaciones judiciales: demanda, escritos, conclusiones, justificantes de notificación, sentencia, recursos, en orden cronológico, no en el orden en que los encontró.
4. Correspondencia y comunicaciones: requerimientos, cartas, emails relevantes, notas de conversaciones telefónicas.
5. Notas internas: investigación jurídica, estrategia, valoraciones. Separadas del resto, porque no están destinadas a nadie fuera del despacho.

El historial de comunicaciones es la mitad del expediente

Lo que casi siempre falta no son los escritos: esos están. Es qué se dijo y cuándo. Al cliente que sostiene que no se le informó de una opción, o que recuerda de otra manera la instrucción que dio, solo se le responde con una línea escrita ese mismo día.

Tres anotaciones merecen siempre su tiempo: cada instrucción del cliente, cada información sobre una evolución desfavorable o sobre una opción con riesgo, y cada propuesta de acuerdo, venga de la parte que venga, con el importe y la fecha.

Papel, digital o ambos

El expediente mixto es la realidad de la mayoría de los despachos y no es un problema, siempre que se cumpla una regla: hay un único lugar que sabe qué existe y dónde está. Si el sistema digital no sabe que el poder original está en la carpeta, el sistema digital no es fiable.

• Los originales se quedan en papel, con una nota en el expediente electrónico sobre dónde están.
• Todo lo que se escanea se nombra con la fecha en un formato que se ordene: 2026-09-01-escrito-conclusiones.pdf, no escaneo1.pdf.
• Copias de seguridad, comprobando que se pueden restaurar: una copia que no se ha probado no es una copia.

Cuánto tiempo se conserva después

El expediente no se cierra con la sentencia. La prescripción, la ejecución, las cuestiones de responsabilidad y las inspecciones fiscales tienen sus propios plazos, que varían según la materia y cambian con el tiempo: compruebe el marco vigente en su país y las posibles directrices de su colegio.

Dos reglas prácticas que valen en cualquier caso: escriba en la portada una fecha de revisión en lugar de «archivado», y devuelva al cliente sus originales con acuse de recibo. Lo segundo resuelve la mitad de las discrepancias que pueden surgir años después.

El secreto profesional no es cuestión de cerraduras

Un expediente casi siempre contiene datos de terceros que no son sus clientes: testigos, partes contrarias, menores y, a veces, datos de salud. Tres cosas cubren lo esencial: acceso solo para quien lleva el asunto, no enviar documentos sensibles por canales abiertos y un procedimiento claro de destrucción cuando llegue el momento.

En LawPro el expediente, el historial de asuntos, los plazos y los movimientos económicos del cliente están en la misma ficha, así que el «¿en qué punto está el asunto?» se responde desde una pantalla en lugar de desde tres sitios.

Conclusión

Organice el expediente para el compañero que lo abrirá sin usted. Anote las instrucciones y las informaciones el día en que se producen. Y póngale una fecha de revisión en lugar de mandarlo a la estantería, porque los asuntos que se dieron por cerrados son los que vuelven.