Die Handakte: was sie enthalten muss und wie sie organisiert wird

Der Test, ob eine Akte richtig organisiert ist, ist ein einziger und harter: Kann ein Kollege, der nichts über das Mandat weiß, in fünfzehn Minuten verstehen, wo es steht und was der nächste Schritt ist?

Wenn die Antwort davon abhängt, dass Sie anwesend sind, haben Sie keine Akte – sondern eine Sammlung von Dokumenten. Und der Unterschied zeigt sich genau an dem Tag, an dem Sie nicht verfügbar sind.

Das Deckblatt: was ohne Aufschlagen sichtbar sein muss

• Mandant und Gegner, mit vollständigen Identifikationsdaten.
• Gegenstand des Mandats in einer Zeile.
• Gericht, Verfahrensart, Aktenzeichen und Position auf der Terminsliste.
• Sachbearbeiter des Mandats in der Kanzlei.
• Nächster Termin und was bis dahin erledigt sein muss.
• Stand: in Prüfung, anhängig, Urteil ergangen, Vollstreckung, abgeschlossen.

Die fünf Teile der Akte

1. Mandat und Honorar: die schriftliche Vereinbarung, die Vollmacht, Abrechnungen, Belege, Auslagen.
2. Unterlagen des Mandanten: alles, was er Ihnen übergeben hat, mit Eingangsdatum und Vermerk, ob Original oder Kopie.
3. Schriftsätze und Gerichtliches: Klage, Schriftsätze, Nachträge, Zustellungsnachweise, Urteil, Rechtsmittel – in chronologischer Reihenfolge, nicht in der Reihenfolge, in der Sie sie gefunden haben.
4. Korrespondenz und Kommunikation: außergerichtliche Schreiben, Briefe, wesentliche E-Mails, Telefonvermerke.
5. Interne Notizen: juristische Recherche, Strategie, Einschätzungen. Getrennt vom Rest – denn sie sind für niemanden außerhalb der Kanzlei bestimmt.

Der Kommunikationsverlauf ist die halbe Akte

Was fast immer fehlt, sind nicht die Schriftsätze – die gibt es. Es ist was wann gesagt wurde. Einem Mandanten, der behauptet, über eine Option nicht informiert worden zu sein, oder der sich an seine Weisung anders erinnert, begegnen Sie nur mit einer Zeile, die am selben Tag geschrieben wurde.

Drei Vermerke sind ihre Zeit immer wert: jede Weisung des Mandanten, jede Information über eine ungünstige Entwicklung oder eine riskante Option und jedes Vergleichsangebot – egal, von welcher Seite, mit Betrag und Datum.

Papier, digital oder beides

Die gemischte Akte ist in den meisten Kanzleien Realität und kein Problem – solange eine Regel gilt: Es gibt einen Ort, der weiß, was existiert und wo. Weiß die digitale Akte nicht, dass die Originalvollmacht im Ordner liegt, ist die digitale Akte unzuverlässig.

• Originale bleiben auf Papier, mit einem Vermerk in der elektronischen Akte, wo sie liegen.
• Alles Gescannte wird mit Datum in sortierbarem Format benannt: 2026-09-01-schriftsatz.pdf, nicht scan1.pdf.
• Datensicherungen, deren Wiederherstellung getestet wurde – ein Backup, das nie ausprobiert wurde, ist kein Backup.

Wie lange die Akte danach aufbewahrt wird

Die Akte endet nicht mit dem Urteil. Verjährung, Vollstreckung, Haftungsfragen und Steuerprüfungen haben ihre eigenen Fristen, die je nach Kategorie verschieden sind und sich ändern – prüfen Sie den in Ihrem Land geltenden Rahmen und etwaige Vorgaben Ihrer Kammer.

Zwei praktische Regeln gelten unabhängig davon: Schreiben Sie auf das Deckblatt ein Wiedervorlagedatum statt „archiviert“, und geben Sie dem Mandanten seine Originale gegen Empfangsbestätigung zurück. Letzteres löst die Hälfte der Streitigkeiten, die Jahre später entstehen können.

Verschwiegenheit ist keine Frage des Schlosses

Eine Handakte enthält fast immer Daten Dritter, die nicht Ihre Mandanten sind: Zeugen, Gegner, Minderjährige, manchmal Gesundheitsdaten. Drei Dinge decken das Wesentliche ab: Zugriff nur für diejenigen, die das Mandat bearbeiten, kein Versand sensibler Dokumente über offene Kanäle und ein klares Vernichtungsverfahren, wenn es so weit ist.

In LawPro liegen Akte, Mandatsverlauf, Fristen und die finanziellen Vorgänge des Mandanten auf derselben Karte – so lässt sich „Wo steht das Mandat?“ von einem Bildschirm aus beantworten statt aus drei Quellen.

Fazit

Organisieren Sie die Akte für den Kollegen, der sie ohne Sie öffnet. Notieren Sie Weisungen und Informationen an dem Tag, an dem sie erfolgen. Und setzen Sie ein Wiedervorlagedatum, statt die Akte ins Regal zu stellen – denn die Mandate, die als abgeschlossen galten, sind die, die zurückkommen.