Abgesagte Sitzungen: Ausfallregelung, Vorbeugung und der Umgang mit Lücken
Wie Sie eine Ausfallregelung festlegen, die therapeutisch trägt, wie Erinnerungen unentschuldigte Ausfälle senken und was Sie mit der freien Stunde tun.
In den meisten Berufen ist ein verpasster Termin verlorener Umsatz. In der Psychotherapie ist er noch etwas anderes: oft eine klinische Information. Ein Patient, der anfängt abzusagen, teilt etwas mit – und um das zu sehen, müssen Absagen dokumentiert und nicht einfach aus dem Kalender gelöscht werden.
Die Ausfallregelung gehört in die erste Sitzung
Eine funktionierende Regelung hat drei Elemente: eine Frist (z. B. 24 Stunden), eine Konsequenz (Berechnung der Sitzung oder nicht) und Ausnahmen, die Sie festlegen – nicht der Moment. Entscheidend ist nicht die Strenge, sondern dass sie von Anfang an ruhig und zusammen mit dem Rahmen der Zusammenarbeit besprochen wurde – so wird ihre Anwendung nie persönlich.
Die Erinnerung ist die halbe Vorbeugung
Ein großer Teil der unentschuldigten Ausfälle ist kein Widerstand, sondern schlichtes Vergessen. Eine Erinnerung 24–48 Stunden vorher, mit einem diskreten Text, der den Fachbereich der Praxis nicht preisgibt, reduziert die Lücken ganz ohne Diskussion. Wer absagen möchte, sagt rechtzeitig ab – und genau das ist das Ziel.
Erfassen Sie Absagen als Daten
- Jede Absage wird am Termin vermerkt: wann, durch wen, mit welcher Begründung.
- Die Häufigkeit pro Patient ist das Muster, nach dem Sie suchen – drei Absagen in sechs Wochen sind ein Thema für die Sitzung, nicht für das Sekretariat.
- Zeiten mit systematischen Lücken (z. B. Freitagnachmittag) sagen Ihnen etwas darüber, wie Sie Ihren Terminplan aufbauen.
Die freie Stunde muss nicht leer bleiben
Eine Liste von Patienten, die um „früher, falls etwas frei wird“ gebeten haben, verwandelt die kurzfristige Absage in eine Chance: ein Anruf, und die Stunde ist wieder belegt. Diese Liste funktioniert nur, wenn sie an einem zentralen Ort lebt – nicht im Gedächtnis dessen, der gerade ans Telefon gegangen ist.
In MindPro behält jeder Termin seinen Status – geplant, abgeschlossen, abgesagt –, Erinnerungen gehen vor der Sitzung per SMS oder E-Mail raus, und der Verlauf jedes Patienten zeigt Muster, bevor sie zum Problem werden.
Fazit
Eine Regelung, die in der ersten Sitzung besprochen wird, eine Erinnerung, die automatisch rausgeht, eine Dokumentation, die Muster sichtbar macht, und eine Warteliste für die Lücken. Absagen lassen sich nie auf null bringen – aber sie hören auf, Chaos zu sein, und werden zu einer handhabbaren, manchmal sogar nützlichen Information.